Cash Management

Kassenführung wie vom Finanzamt gewünscht

Professionelle Kassenverwaltung mit Kassenöffnung, X-Bon (Zwischenbericht) und Z-Bon (Tagesabschluss). Vollständiges Kassenjournal für TSE-konforme Dokumentation.

Workflow ansehen
Kassenöffnungs-Dialog mit Stückelung
Einfach erklärt

Was ist überhaupt ein Z-Bon?

Kurz gesagt:

Der Z-Bon ist wie ein "Tages-Zeugnis" Ihrer Kasse. Er fasst alle Einnahmen und Ausgaben eines Tages zusammen und bestätigt: "So viel wurde heute verdient, so viel Geld ist in der Kasse."

Warum heißt er "Z-Bon"?

Das "Z" steht für "Zurücksetzen". Nach dem Erstellen eines Z-Bons werden alle Tageszähler auf Null gesetzt - ein neuer Geschäftstag beginnt.

Der Unterschied zum X-Bon:

Der X-Bon ist ein Zwischenbericht (z.B. bei Schichtwechsel), bei dem die Zähler nicht zurückgesetzt werden. Er ist optional, der Z-Bon hingegen ist Pflicht.

Was steht auf einem Z-Bon?
  • Gesamtumsatz des Tages

    Brutto- und Nettoumsatz

  • Aufschlüsselung nach Mehrwertsteuer

    19% und 7% MwSt. getrennt

  • Zahlungsarten

    Bar, Karte, sonstige

  • Kassenbestand

    Anfang, Ende, Differenz

  • TSE-Signatur

    Digitaler Beweis der Echtheit

  • Anzahl der Transaktionen

    Verkäufe, Stornos, Ein-/Auszahlungen

Wichtig zu wissen

Warum ist der Z-Bon gesetzlich Pflicht?

Das Finanzamt nimmt Kassenführung sehr ernst

Abgabenordnung (AO)

Nach § 146 AO müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

Der tägliche Z-Bon erfüllt diese Anforderung für Bargeschäfte.

KassenSichV

Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass jeder Geschäftsvorfall durch eine TSE signiert werden muss.

Der Z-Bon dokumentiert den ordnungsgemäßen Tagesabschluss mit TSE-Signatur.

Tägliche Pflicht

An jedem Geschäftstag muss ein Z-Bon erstellt werden - auch wenn an diesem Tag kein einziger Verkauf stattfand!

Ein "Null-Z-Bon" dokumentiert: "Heute war geöffnet, aber kein Umsatz."

Konsequenzen bei fehlenden Z-Bons

Fehlende oder unvollständige Z-Bons können bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen haben:

  • Zuschätzungen: Das Finanzamt darf Ihre Umsätze schätzen - oft zu Ihren Ungunsten
  • Bußgelder: Bis zu 25.000 € pro Verstoß gegen die Kassenführungspflichten
  • Steuernachzahlungen: Auf geschätzte Mehrumsätze plus Zinsen
  • Strafverfahren: Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung
25.000€

mögliches Bußgeld

pro Verstoß

Z-Bon Historie - Alle Tagesabschlüsse

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Alle Z-Bons müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden - digital oder ausgedruckt.

BISpicy POS macht es einfach:
  • Alle Z-Bons werden automatisch gespeichert
  • Jederzeit nachdruckbar oder als PDF exportierbar
  • Mit Cloud-Backup: Doppelt abgesichert
  • DSFinV-K Export für Betriebsprüfungen
Tipp: Automatische Backups

Bei jedem Z-Bon erstellt BISpicy POS automatisch ein Backup Ihrer Daten. So sind Ihre Kassenaufzeichnungen auch bei Gerätewechsel oder -verlust sicher.

Der tägliche Workflow

So funktioniert ein korrekter Kassenbetrieb

1

Kassenöffnung

Starten Sie den Tag mit der Kassenöffnung. Geben Sie den Anfangsbestand (Wechselgeld) ein.

  • Bargeld-Startbestand erfassen
  • Optionale Stückelung (Münzen, Scheine)
  • TSE-signierter Öffnungsbeleg
2

Kassieren

Normaler Betrieb - verkaufen Sie Produkte und nehmen Sie Zahlungen entgegen.

  • Jede Transaktion TSE-signiert
  • Bar- und Kartenzahlungen
  • Automatische Kassenjournal-Führung
3

X-Bon (Optional)

Zwischenbericht ohne Kassenschnitt - ideal für Schichtwechsel.

  • Aktueller Kassenstand
  • Umsatz seit Öffnung
  • Kasse bleibt offen
4

Kassenzählung

Zählen Sie das Bargeld in der Kasse. Die App vergleicht SOLL und IST automatisch.

  • Bargeld zählen (optional nach Stückelung)
  • SOLL-IST Vergleich automatisch
  • Bei Differenz: Prüfdialog mit Optionen
5

Z-Bon (Tagesabschluss)

Nach der Kassenzählung wird der Z-Bon erstellt. Pflichtbeleg für Finanzamt.

  • Tagesumsatz dokumentieren
  • Differenz wird im Z-Bon vermerkt
  • TSE-signierter Abschlussbeleg
Z-Bon Dialog mit Kassenzählung
Beispiel Z-Bon
Echter Z-Bon Ausdruck mit TSE-Signatur

Echter Z-Bon mit TSE-Signatur und QR-Code

Kassendifferenz-Prüfung

Intelligente Dialoge bei Abweichungen zwischen SOLL und IST

Was sind Kassendifferenzen?

Eine Kassendifferenz entsteht, wenn das gezählte Bargeld (IST) vom berechneten Bestand (SOLL) abweicht. Das kann verschiedene Ursachen haben: Wechselgeldfehler, nicht gebuchte Entnahmen, oder einfach Zählfehler. BISpicy POS erkennt diese Differenzen automatisch und führt Sie durch den korrekten Umgang damit.

Kassenfehlbetrag

Weniger Bargeld als erwartet
Kassenfehlbetrag-Dialog
Mögliche Ursachen:
  • Zu viel Wechselgeld herausgegeben
  • Nicht gebuchte Barentnahme
  • Zählfehler beim Kassieren
  • Diebstahl (im schlimmsten Fall)
Optionen im Dialog:
1
Neu zählen
Vielleicht haben Sie sich verzählt
2
Als Entnahme buchen
Fehlbetrag als nachträgliche Entnahme erfassen
3
Als Fehlbetrag dokumentieren
Differenz wird im Z-Bon vermerkt

Kassenüberschuss

Mehr Bargeld als erwartet
Kassenüberschuss-Dialog
Mögliche Ursachen:
  • Zu wenig Wechselgeld herausgegeben
  • Nicht gebuchte Bareinlage
  • Stornierung vergessen zurückzugeben
  • Trinkgeld in der Kasse
Optionen im Dialog:
1
Neu zählen
Vielleicht haben Sie sich verzählt
2
Als Einlage buchen
Überschuss als nachträgliche Einlage erfassen
3
Als Überschuss dokumentieren
Differenz wird im Z-Bon vermerkt
Wichtig für die Buchführung

Egal welche Option Sie wählen: Die Differenz wird immer dokumentiert. Der Z-Bon enthält die SOLL- und IST-Werte sowie die Differenz. Bei einer Betriebsprüfung können Sie so nachweisen, dass Sie Differenzen korrekt erfasst haben. Regelmäßige kleine Differenzen sind normal - große oder häufige Abweichungen sollten Sie untersuchen.

Kassenjournal

Lückenlose Dokumentation aller Bewegungen

Kassenjournal mit allen Transaktionen

Alle Transaktionen

Jeder Verkauf, jede Stornierung, jede Ein- und Auszahlung wird chronologisch erfasst.

TSE-Signiert

Jeder Eintrag trägt eine TSE-Signatur. Manipulationssicher und finanzamtkonform.

Durchsuchbar

Suchen Sie nach Datum, Betrag oder Transaktionstyp. Schneller Zugriff auf jeden Eintrag.

Exportierbar

Export als CSV/Excel für Steuerberater oder eigene Auswertungen. DSFinV-K Format verfügbar.

Ein-/Auszahlungen

Bargeld entnehmen oder einlegen - mit Grund dokumentiert und TSE-signiert.

Historisch

Alle Journaleinträge dauerhaft gespeichert. 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht erfüllt.

X-Bon vs. Z-Bon

Was ist der Unterschied?

X-Bon Z-Bon
Zweck Zwischenbericht Tagesabschluss
Kasse danach Bleibt offen Wird geschlossen
Zähler Nicht zurückgesetzt Auf 0 zurückgesetzt
Pflicht Optional Täglich Pflicht
Anwendung Schichtwechsel, Kontrolle Geschäftsschluss
Wichtig für Finanzamt

Der Z-Bon muss täglich erstellt werden, auch wenn kein Umsatz getätigt wurde. Dies ist Teil der ordnungsgemäßen Kassenführung nach KassenSichV.

Automatische Backups

Bei jedem Z-Bon wird automatisch ein lokales Backup erstellt. Mit Cloud-Backup werden diese zusätzlich verschlüsselt in die Cloud gespeichert.

Häufige Fragen

Ja! Nach KassenSichV muss an jedem Geschäftstag ein Z-Bon erstellt werden. Die App erinnert Sie daran, wenn Sie vergessen haben die Kasse zu schließen.

Kein Problem! Wenn Sie verkaufen ohne geöffnete Kasse, erstellt die App automatisch eine Kassenöffnung mit Startbestand 0€. Sie können den Startbestand jederzeit korrigieren.

Ja! Alle Z-Bons werden gespeichert und können jederzeit erneut gedruckt oder als PDF exportiert werden. Sie finden diese unter Berichte → Z-Bon Historie.

Wenn der gezählte Bargeldbestand (IST) vom berechneten Bestand (SOLL) abweicht. NEU: Die App zeigt jetzt einen intelligenten Dialog mit Optionen:
  • Neu zählen - Falls Sie sich verzählt haben
  • Als Ein-/Entnahme buchen - Vergessene Buchung nachholen
  • Als Differenz dokumentieren - Im Z-Bon vermerken
Kleine Differenzen sind normal, große oder häufige sollten Sie untersuchen. Mehr zu Kassendifferenzen →

Das kann teuer werden! Bei einer Betriebsprüfung können fehlende Z-Bons zu:
  • Umsatzschätzungen durch das Finanzamt (meist zu Ihren Ungunsten)
  • Bußgeldern bis zu 25.000 € pro Verstoß
  • Im schlimmsten Fall: Verdacht auf Steuerhinterziehung

BISpicy POS erinnert Sie automatisch, wenn Sie die Kasse nicht geschlossen haben.

Ja! Auch wenn Sie an einem Geschäftstag keinen einzigen Euro Umsatz gemacht haben, müssen Sie einen Z-Bon erstellen. Dieser sogenannte "Null-Z-Bon" dokumentiert, dass das Geschäft geöffnet war, aber kein Umsatz stattfand. Das ist wichtig für eine lückenlose Kassenführung.

Nach der Abgabenordnung (§ 147 AO) müssen alle Kassenunterlagen, einschließlich Z-Bons, 10 Jahre lang aufbewahrt werden. BISpicy POS speichert alle Z-Bons automatisch und Sie können diese jederzeit als PDF exportieren oder erneut drucken.

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist ein vom BSI zertifiziertes System, das jeden Kassenvorgang mit einer digitalen Signatur versieht. Diese Signatur ist wie ein "digitaler Fingerabdruck", der beweist, dass der Z-Bon echt ist und nicht nachträglich verändert wurde. Das Finanzamt verlangt diese TSE-Signatur seit 2020.

Ordnungsgemäße Kassenführung

Das Cash Management ist kostenlos enthalten.

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