Verwalten Sie Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter intelligent und flexibel - für optimale Terminplanung.
Mit der Verfügbarkeitsverwaltung von BISpicy POS können Sie präzise steuern, wann Ihre Mitarbeiter für Termine verfügbar sind.
Tägliche oder wöchentlich wiederkehrende Verfügbarkeit
Standard-Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, die sich regelmäßig wiederholen.
Geplante Abwesenheit für Erholungsurlaub
Für genehmigte Urlaubszeiten, in denen keine Termine gebucht werden können.
Ungeplante Ausfälle schnell erfassen
Für kurzfristige krankheitsbedingte Ausfälle oder andere ungeplante Abwesenheiten.
Regelmäßige Termine oder Verpflichtungen
Für regelmäßig wiederkehrende Verpflichtungen außerhalb der Arbeitszeit.
Mitarbeiter zeitweise aus Terminplanung entfernen
Wenn ein Mitarbeiter vorübergehend nicht für Termine verfügbar ist, aber noch im System bleiben soll.
Zusätzliche Verfügbarkeit außerhalb regulärer Zeiten
Wenn ein Mitarbeiter ausnahmsweise länger oder an zusätzlichen Tagen arbeitet.
Arbeitszeit mit definierten Pausenzeiten
Für Mitarbeiter mit festen Pausenzeiten, in denen keine Termine gebucht werden können.
Navigieren Sie zu Einstellungen → Mitarbeiter
Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter oder auf das ⚙️ Symbol
Wechseln Sie zum Reiter "Verfügbarkeiten & Arbeitszeiten"
Klicken Sie auf "+ Verfügbarkeit hinzufügen"
Falls gewünscht, klicken Sie auf "+ Pause" und definieren Sie Pausenzeiten
Klicken Sie auf "Speichern" - die Verfügbarkeit ist sofort aktiv!
Einstellungen → Mitarbeiter → Verfügbarkeiten
Nach dem Speichern werden bestehende Termine im Urlaubszeitraum angezeigt
Öffnen Sie den Terminplaner und wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter
Button in der Mitarbeiter-Spalte
System zeigt alle Termine in diesem Zeitraum an
Klicken Sie auf "Kunden benachrichtigen und umbuchen" - System verschickt automatisch Benachrichtigungen
3 Masseure arbeiten in unterschiedlichen Schichten mit festen Pausenzeiten.
5 Mechaniker mit wechselnden Schichten und regelmäßigen Fortbildungen.
Flexible Öffnungszeiten je nach Wochentag, Mitarbeiter arbeiten in überlappenden Schichten.
Tragen Sie Urlaub und geplante Abwesenheiten so früh wie möglich ein, idealerweise sobald sie genehmigt sind.
Berücksichtigen Sie nicht nur gesetzliche Pausen, sondern auch Umziehzeiten, Vorbereitung und Nachbereitung.
Fügen Sie Notizen zu Abwesenheiten hinzu (z.B. "Vertretung durch Kollege Max") - hilft bei der Koordination.
Kontrollieren Sie mindestens wöchentlich die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter, besonders vor wichtigen Ereignissen.
Für regelmäßige Arbeitszeiten immer "Wiederholung" aktivieren - spart viel Zeit!
Problem: Termine werden nahtlos hintereinander gebucht, Mitarbeiter haben keine Erholungspausen.
Lösung: In Einstellungen → Termineinstellungen die automatische Pause zwischen Terminen aktivieren (z.B. 10-15 Minuten).
Problem: Kunden haben bereits Termine gebucht, die nun umgebucht werden müssen.
Lösung: Urlaub sofort nach Genehmigung eintragen, auch wenn er erst in mehreren Monaten stattfindet.
Problem: Termine verschieben sich durch Sommerzeit/Winterzeit-Umstellung.
Lösung: BISpicy POS verwendet automatisch die Gerät-Zeitzone - prüfen Sie diese in den Geräteeinstellungen.
Problem: Mehrere widersprüchliche Verfügbarkeitseinträge (z.B. gleichzeitig "Verfügbar" und "Urlaub").
Lösung: System zeigt Warnung an - ältere Verfügbarkeit löschen oder Zeiträume anpassen.
Problem: Unklar, ob Krankschreibung vorliegt oder nur vorübergehende Unpässlichkeit.
Lösung: Immer Notiz hinzufügen: "Krankmeldung erhalten am XX.XX" oder "Ärztliche Bescheinigung liegt vor".
Nein. Kunden sehen nur die Zeitfenster, in denen Mitarbeiter als "Verfügbar" markiert sind. Das System verhindert automatisch Buchungen außerhalb dieser Zeiten.
Bestehende Termine werden NICHT automatisch abgesagt. Sie erhalten eine Warnung mit Liste aller betroffenen Termine. Diese müssen Sie manuell umbuchen oder stornieren. Das System kann optional Kunden-Benachrichtigungen versenden.
Ja. Bei wiederkehrenden Ereignissen wie Betriebsversammlungen können Sie "Für alle Mitarbeiter übernehmen" wählen. Für individuelle Verfügbarkeiten (Urlaub, Krankheit) muss jeder Mitarbeiter separat konfiguriert werden.
In den Termineinstellungen können Sie eine Standard-Pause definieren (z.B. 15 Minuten). Diese wird automatisch nach jedem Termin eingeplant. Beispiel: Termin endet um 14:00 → nächster Termin frühestens 14:15.
Ja. Bei der Produkt-/Dienstleistungskonfiguration können Sie individuelle Nachbereitungszeiten definieren. Beispiel: Massage 90min = 20min Pause danach, Massage 60min = 15min Pause.
Ja. Alle Verfügbarkeiten werden in Echtzeit über die Cloud synchronisiert. Änderungen auf einem Gerät sind sofort auf allen anderen Geräten sichtbar (Internet-Verbindung erforderlich).
Ja. In den Details jeder Verfügbarkeit sehen Sie:
Die Verfügbarkeitsverwaltung unterliegt dem Berechtigungssystem von BISpicy POS:
| Rolle | Eigene Verfügbarkeit | Andere Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Administrator | ✓ Vollzugriff | ✓ Vollzugriff |
| Manager | ✓ Vollzugriff | ✓ Vollzugriff |
| Mitarbeiter | ✓ Ansehen & Urlaubsantrag | ✗ Kein Zugriff |
| Verkäufer | ~ Nur Ansehen | ✗ Kein Zugriff |
Unser Support-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung!