Dokumentation & Benutzerhandbuch

Installation & Setup

BISpicy POS ist eine native Android-App, die speziell für Tablets optimiert wurde. Folgen Sie dieser Anleitung für eine erfolgreiche Installation.

Systemanforderungen

Schritt-für-Schritt Installation

1. APK-Datei herunterladen
   Laden Sie die BISpicy POS APK-Datei aus Ihrem Kundencenter herunter oder über den bereitgestellten Download-Link.

   Screenshot: Download-Bereich im Kundencenter Zeigt den Download-Button für die APK-Datei
2. Installation aus unbekannten Quellen erlauben
   Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit > Unbekannte Quellen und aktivieren Sie die Installation von Apps aus unbekannten Quellen.

   Sicherheitshinweis: Deaktivieren Sie diese Einstellung nach der Installation wieder für bessere Sicherheit.

   Screenshot: Android Sicherheitseinstellungen Zeigt die Option "Unbekannte Quellen" in den Einstellungen
3. APK-Datei installieren
   Tippen Sie auf die heruntergeladene APK-Datei und folgen Sie den Installationsanweisungen. Bestätigen Sie alle Berechtigungsanfragen.

   Screenshot: Android Installation Dialog Zeigt den Installationsdialog mit Berechtigungen
4. App starten
   Nach erfolgreicher Installation finden Sie das BISpicy POS Icon auf Ihrem Home-Screen oder im App-Drawer. Tippen Sie darauf, um die App zu starten.

   Screenshot: BISpicy POS App Icon Zeigt das App-Icon auf dem Android Home-Screen

Erste Anmeldung

Beim ersten Start der App müssen Sie sich mit Ihren Lizenz-Daten anmelden. Diese erhalten Sie nach dem Kauf über unser Kundencenter.

1. App starten
   Beim ersten Start wird der Willkommensbildschirm angezeigt. Tippen Sie auf "Anmelden".

   Screenshot: Willkommensbildschirm Zeigt den ersten Startbildschirm mit Login-Button
2. Lizenz-Daten eingeben
   Geben Sie Ihre Email-Adresse und das Passwort ein, mit dem Sie sich im Kundencenter registriert haben.

   Screenshot: Login-Formular Zeigt das Anmelde-Formular mit Email- und Passwort-Feldern
3. Gerät aktivieren
   Nach erfolgreicher Anmeldung wird automatisch geprüft, ob eine gültige Lizenz vorhanden ist. Das Gerät wird automatisch mit Ihrer Lizenz verknüpft.

   Info: Jede Lizenz kann auf mehreren Geräten verwendet werden, je nach gewähltem Tarif.

   Screenshot: Geräte-Aktivierung Zeigt die erfolgreiche Aktivierungsbestätigung
4. Willkommen in BISpicy POS
   Nach erfolgreicher Aktivierung gelangen Sie zur Hauptansicht der App. Sie können nun mit der Konfiguration beginnen.

   Screenshot: Hauptansicht Zeigt die Hauptnavigation mit allen verfügbaren Bereichen

Grundeinstellungen

Bevor Sie mit dem Verkauf beginnen, sollten Sie die wichtigsten Grundeinstellungen Ihres Unternehmens konfigurieren.

Firmeneinstellungen konfigurieren

1. Einstellungen öffnen
   Tippen Sie in der Hauptnavigation auf das Zahnrad-Symbol "Einstellungen".

   Screenshot: Navigation zu Einstellungen Zeigt die Hauptnavigation mit hervorgehobenem Einstellungen-Button
2. Firmeneinstellungen auswählen
   Wählen Sie "Firmeneinstellungen" aus der Liste der verfügbaren Einstellungen.

   Screenshot: Einstellungsmenü Zeigt das Einstellungsmenü mit der Option "Firmeneinstellungen"
3. Unternehmensdaten eingeben
   Füllen Sie alle Pflichtfelder aus:

   • Firmenname: Vollständiger Name Ihres Unternehmens
   • Adresse: Geschäftsadresse (Straße, PLZ, Ort)
   • Steuernummer: Ihre Steuernummer oder USt-ID
   • Geschäftstyp: Art Ihres Unternehmens
   • Land: Wichtig für Steuerberechnung

   Screenshot: Firmeneinstellungen Formular Zeigt das ausgefüllte Formular mit allen Firmenangaben
4. Steuersätze prüfen
   Die Steuersätze werden automatisch basierend auf dem gewählten Land gesetzt. Für Deutschland: 19% (Normalsatz), 7% (ermäßigt), 0% (steuerfrei).

   Automatik: Bei Auswahl "Deutschland" werden die korrekten Steuersätze automatisch gesetzt.

   Screenshot: Steuersatz-Konfiguration Zeigt die automatisch gesetzten deutschen Steuersätze
5. Einstellungen speichern
   Tippen Sie auf "Speichern", um alle Einstellungen zu übernehmen.

   Screenshot: Speichern-Button Zeigt den Speichern-Button und Erfolgsbestätigung

TSE-Aktivierung

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist für deutsche Kassensysteme verpflichtend. BISpicy POS bietet eine Ein-Klick-Aktivierung der Fiskaly Cloud-TSE.

TSE aktivieren

1. TSE-Bereich öffnen
   Navigieren Sie zu Einstellungen > Hardware Integration > TSE-Einstellungen.

   Screenshot: TSE-Einstellungen Navigation Zeigt den Weg zu den TSE-Einstellungen im Menü
2. TSE-Status prüfen
   Im TSE-Bereich sehen Sie den aktuellen Status. Bei einer neuen Installation ist die TSE noch nicht aktiviert.

   Screenshot: TSE-Status "Nicht aktiviert" Zeigt den TSE-Status vor der Aktivierung
3. Ein-Klick-Aktivierung
   Tippen Sie auf den großen "TSE aktivieren" Button. Die App wird automatisch:

   • Eine Verbindung zur Fiskaly Cloud-TSE herstellen
   • Ein TSE-Client für Ihr Gerät erstellen
   • Alle notwendigen Konfigurationen vornehmen

   Screenshot: TSE-Aktivierung Button Zeigt den "TSE aktivieren" Button und Loading-Indikator
4. Aktivierung abwarten
   Der Aktivierungsprozess dauert normalerweise 30-60 Sekunden. Sie sehen einen Fortschrittsbalken während der Einrichtung.

   Internet erforderlich: Für die TSE-Aktivierung ist eine stabile Internetverbindung erforderlich.

   Screenshot: TSE-Aktivierung in Progress Zeigt den Fortschrittsbalken während der Aktivierung
5. Erfolgreiche Aktivierung
   Nach erfolgreicher Aktivierung wird der TSE-Status auf "Aktiv" gesetzt. Sie sehen Details wie:

   • TSE-Client ID
   • Zertifikatsinformationen
   • Aktivierungsdatum

   Screenshot: TSE erfolgreich aktiviert Zeigt den aktiven TSE-Status mit allen Details

TSE-Test durchführen

Nach der Aktivierung sollten Sie einen TSE-Test durchführen:

1. Test-Transaktion starten
   Tippen Sie auf "TSE testen", um eine Test-Transaktion durchzuführen.

   Screenshot: TSE-Test Button Zeigt den Test-Button im TSE-Bereich
2. Test-Ergebnis prüfen
   Bei erfolgreichem Test erhalten Sie eine Bestätigung mit Test-Transaktions-ID.

   Screenshot: TSE-Test erfolgreich Zeigt die Erfolgsbestätigung des TSE-Tests

Produkt hinzufügen

Bevor Sie Verkäufe durchführen können, müssen Sie Ihre Produkte in das System eingeben. BISpicy POS bietet eine intuitive Produktverwaltung mit allen notwendigen Feldern.

1. Produktverwaltung öffnen
   Tippen Sie in der Hauptnavigation auf "Produkte", um zur Produktverwaltung zu gelangen.

   Screenshot: Navigation zu Produkten Zeigt die Hauptnavigation mit hervorgehobenem Produkte-Button
2. Neues Produkt erstellen
   Tippen Sie auf das Plus-Symbol (+) oder "Produkt hinzufügen", um ein neues Produkt zu erstellen.

   Screenshot: Produktliste mit Add-Button Zeigt die Produktliste mit dem "Hinzufügen" Button
3. Grunddaten eingeben
   Füllen Sie die wichtigsten Produktinformationen aus:

   • Produktname: Klarer, eindeutiger Name
   • Preis: Verkaufspreis (automatische Währungsformatierung)
   • Steuersatz: 19%, 7% oder 0% (je nach Produkt)
   • Kategorie: Zuordnung zu einer Produktkategorie

   Screenshot: Produkt-Formular Grunddaten Zeigt das Formular mit den wichtigsten Produktfeldern
4. Erweiterte Optionen (optional)
   Bei Bedarf können Sie weitere Details hinzufügen:

   • SKU/Artikelnummer: Eindeutige Produktnummer
   • Barcode: EAN oder andere Barcode-Formate
   • Beschreibung: Detaillierte Produktbeschreibung
   • Lagerbestand: Aktueller Bestand (wenn Lagerverwaltung aktiv)
   • Mindestbestand: Warnung bei niedrigem Lagerbestand

   Screenshot: Erweiterte Produktoptionen Zeigt die zusätzlichen Felder für SKU, Barcode und Lager
5. Produktbild hinzufügen (optional)
   Tippen Sie auf "Bild hinzufügen", um ein Produktbild auszuwählen:

   • Aus der Galerie wählen
   • Neues Foto aufnehmen
   • Von Dateisystem auswählen

   Bildformat: Quadratische Bilder (1:1) werden am besten dargestellt. Die App komprimiert große Bilder automatisch.

   Screenshot: Produktbild hinzufügen Zeigt den Dialog zur Bildauswahl mit verschiedenen Optionen
6. Produkt speichern
   Tippen Sie auf "Speichern", um das Produkt zu erstellen. Es wird automatisch der Produktliste hinzugefügt.

   Screenshot: Produkt erfolgreich gespeichert Zeigt die Erfolgsbestätigung und das neue Produkt in der Liste

Produktnummer-System

BISpicy POS vergibt automatisch eindeutige Produktnummern:

Kassenoberfläche

Die Kassenoberfläche von BISpicy POS ist speziell für Tablets optimiert und bietet eine intuitive Bedienung für schnelle Verkaufsprozesse.

Übersicht der Kassenoberfläche

Produktlayouts nach Geschäftstyp

Navigation und Bedienung

1. Kassenmodus aktivieren
   Tippen Sie in der Hauptnavigation auf "Kasse" oder "Verkauf".

   Screenshot: Navigation zur Kasse Zeigt den Kassenmodus-Button in der Navigation
2. Produkt zum Warenkorb hinzufügen
   Tippen Sie einfach auf ein Produkt, um es dem Warenkorb hinzuzufügen. Die Anzahl wird automatisch auf 1 gesetzt.

   Schnell-Tipp: Mehrfaches Tippen erhöht automatisch die Anzahl.

   Screenshot: Produkt hinzufügen Animation Zeigt die Auswahl eines Produkts und Hinzufügung zum Warenkorb
3. Anzahl anpassen
   Im Warenkorb können Sie die Anzahl mit + und - Buttons anpassen oder direkt die Zahl antippen für manuelle Eingabe.

   Screenshot: Anzahl bearbeiten Zeigt die Anzahl-Steuerung im Warenkorb
4. Artikel aus Warenkorb entfernen
   Tippen Sie auf das Mülleimer-Symbol neben einem Artikel, um ihn vollständig zu entfernen.

   Screenshot: Artikel entfernen Zeigt den Entfernen-Button und Bestätigungsdialog

Verkauf durchführen

Ein vollständiger Verkaufsvorgang in BISpicy POS ist in wenigen Schritten abgeschlossen. Das System führt Sie intuitiv durch den gesamten Prozess.

1. Produkte zum Warenkorb hinzufügen
   Wählen Sie die gewünschten Produkte aus dem Produktgrid aus. Sie sehen sofort die Auswirkung im Warenkorb.

   Screenshot: Produktauswahl Zeigt die Auswahl mehrerer Produkte
2. Warenkorb überprüfen
   Kontrollieren Sie im rechten Bereich:

   • Alle gewählten Artikel und Mengen
   • Einzelpreise und Gesamtsummen
   • Steueraufteilung (Netto/Brutto/MwSt.)

   Screenshot: Gefüllter Warenkorb Zeigt einen Warenkorb mit mehreren Artikeln und Preisübersicht
3. Rabatte anwenden (optional)
   Falls gewünscht, können Sie vor der Zahlung Rabatte anwenden:

   • Einzelartikel-Rabatt: Prozentual oder Festbetrag
   • Gesamt-Rabatt: Auf den gesamten Warenkorb

   Screenshot: Rabatt-Dialog Zeigt die Rabatt-Eingabe und Auswirkung auf den Preis
4. Kunde zuordnen (optional)
   Tippen Sie auf "Kunde hinzufügen", um einen bestehenden Kunden zu suchen oder einen neuen anzulegen.

   Vorteil: Kundenzuordnung ermöglicht spätere Analyse der Kaufhistorie.

   Screenshot: Kundenauswahl Zeigt die Kundensuche und -auswahl
5. Bezahlen-Button
   Wenn der Warenkorb komplett ist, tippen Sie auf den großen "Bezahlen" Button am unteren Rand des Warenkorbs.

   Screenshot: Bezahlen-Button Zeigt den hervorgehobenen Bezahlen-Button
6. Zahlungsart wählen
   Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus:

   • Bar: Bargeld mit Wechselgeld-Berechnung
   • Karte: EC/Kreditkarte
   • Gemischt: Teilzahlung bar + Karte

   Screenshot: Zahlungsarten-Auswahl Zeigt die verschiedenen Zahlungsoptionen
7. Zahlung abschließen
   Je nach Zahlungsart:

   • Bar: Betrag eingeben → Wechselgeld wird berechnet
   • Karte: Bestätigung → Verkauf wird abgeschlossen
   • Gemischt: Teilbeträge eingeben

   Screenshot: Zahlungsabschluss Zeigt die Zahlungseingabe und Wechselgeld-Berechnung
8. Beleg drucken
   Nach erfolgreichem Zahlungsabschluss wird automatisch ein Kassenbon gedruckt (falls Drucker eingerichtet). Der Bon enthält:

   • Firmendaten
   • Artikelauflistung mit Preisen
   • Steueraufteilung
   • TSE-QR-Code für Betriebsprüfung

   Screenshot: Erfolgreicher Verkauf Zeigt die Erfolgsbestätigung und Bon-Vorschau
9. Neuer Verkauf
   Nach Abschluss wird automatisch ein neuer leerer Warenkorb vorbereitet für den nächsten Kunden.

   Screenshot: Leerer Warenkorb Zeigt die Kassenoberfläche bereit für den nächsten Verkauf

Verkaufszeiten optimieren

Drucker einrichten

BISpicy POS unterstützt sowohl Bluetooth- als auch Netzwerk-Drucker (WiFi/Ethernet). Die App verwendet das ESC/POS-Protokoll für optimale Kompatibilität.

Bluetooth-Drucker einrichten

1. Drucker vorbereiten
   Stellen Sie sicher, dass Ihr Bluetooth-Drucker eingeschaltet und im Pairing-Modus ist.

   Screenshot: Drucker im Pairing-Modus Zeigt einen typischen Bluetooth-Drucker mit blinkender LED
2. Android Bluetooth-Einstellungen
   Gehen Sie zu den Android-Einstellungen und koppeln Sie den Drucker mit dem Tablet.

   Android-Pfad: Einstellungen > Verbindungen > Bluetooth > Neues Gerät koppeln

   Screenshot: Android Bluetooth-Einstellungen Zeigt die Bluetooth-Einstellungen mit verfügbaren Geräten
3. Drucker in BISpicy POS hinzufügen
   Öffnen Sie in der App: Einstellungen > Hardware Integration > Bondrucker

   Screenshot: Drucker-Einstellungen Zeigt den Weg zu den Drucker-Einstellungen
4. Bluetooth-Drucker auswählen
   Tippen Sie auf "Bluetooth-Drucker hinzufügen". Die App zeigt alle gekoppelten Bluetooth-Geräte an.

   Screenshot: Bluetooth-Geräte Liste Zeigt verfügbare Bluetooth-Drucker zur Auswahl
5. Drucker testen
   Nach der Auswahl tippen Sie auf "Testdruck", um die Verbindung zu prüfen.

   Screenshot: Testdruck erfolgreich Zeigt die Bestätigung eines erfolgreichen Testdrucks

Netzwerk-Drucker (WiFi/Ethernet) einrichten

1. Drucker-IP-Adresse ermitteln
   Finden Sie die IP-Adresse Ihres Netzwerk-Druckers heraus (meist über das Drucker-Display oder Netzwerk-Scan).

   Screenshot: Drucker-Display mit IP Zeigt ein Drucker-Display mit angezeigter IP-Adresse
2. Netzwerk-Drucker hinzufügen
   In den Drucker-Einstellungen tippen Sie auf "Netzwerk-Drucker hinzufügen".

   Screenshot: Netzwerk-Drucker hinzufügen Zeigt den Button für Netzwerk-Drucker
3. IP-Adresse eingeben
   Geben Sie die IP-Adresse und den Port (meist 9100) ein:

   • IP-Adresse: z.B. 192.168.1.100
   • Port: meist 9100 (Standard für ESC/POS)
   • Name: Beliebiger Name für den Drucker

   Screenshot: IP-Eingabe Formular Zeigt das Eingabeformular für Netzwerk-Drucker
4. Verbindung testen
   Tippen Sie auf "Verbindung testen", um zu prüfen, ob der Drucker erreichbar ist.

   Screenshot: Verbindungstest Zeigt den erfolgreichen Verbindungstest

Bon-Vorlage konfigurieren

Anpassung der Bon-Ausgabe nach Ihren Wünschen:

Verkaufsberichte

BISpicy POS bietet umfassende Berichtsfunktionen für die Analyse Ihrer Verkaufsdaten. Alle Berichte können exportiert und für die Buchhaltung verwendet werden.

Verfügbare Berichte

Verkaufshistorie: Übersichtliche Darstellung aller Transaktionen mit Suchfunktion nach Belegnummer/Betrag, Datumsfilter (01.11.2025 - 09.11.2025), und Statistikkarten für Tagesumsatz, Anzahl Transaktionen und Zahlungsarten-Aufschlüsselung (Bar/Karte).

Tagesabschluss erstellen

1. Berichte-Bereich öffnen
   Navigieren Sie zu "Berichte" in der Hauptnavigation.

   Screenshot: Navigation zu Berichten Zeigt den Berichte-Button in der Navigation
2. Tagesabschluss auswählen
   Tippen Sie auf "Tagesabschluss" oder "Z-Bon erstellen".

   Screenshot: Berichte-Übersicht Zeigt die verfügbaren Berichtstypen
3. Datum auswählen
   Wählen Sie das gewünschte Datum für den Abschluss (standardmäßig aktueller Tag).

   Screenshot: Datumsauswahl Zeigt den Kalender zur Datumsauswahl
4. Bericht generieren
   Tippen Sie auf "Bericht erstellen". Das System berechnet automatisch alle relevanten Kennzahlen.

   Screenshot: Bericht wird generiert Zeigt den Fortschritt der Berichterstellung
5. Bericht anzeigen
   Der fertige Tagesabschluss zeigt alle wichtigen Kennzahlen:

   • Bruttoumsatz gesamt
   • Nettoumsatz nach Steuersätzen
   • Steuerbeträge (19%, 7%, 0%)
   • Aufschlüsselung Bar/Karte
   • Anzahl Verkäufe
   • Durchschnittlicher Bon-Wert

   Screenshot: Vollständiger Tagesabschluss Zeigt den detaillierten Tagesabschluss mit allen Kennzahlen
6. Bericht exportieren/drucken
   Sie können den Bericht als PDF exportieren oder direkt auf den Bondrucker ausgeben.

   Screenshot: Export-Optionen Zeigt die verfügbaren Export- und Druck-Optionen

Produktstatistiken

Analyse der meistverkauften Produkte und Kategorien:

Steuerberichte

BISpicy POS erstellt automatisch alle wichtigen deutschen Steuerberichte - inkl. UStVA, EÜR, GUV und direktem ELSTER-Export für nahtlose Steuerabwicklung.

Verfügbare Steuerberichte

UStVA-Bericht erstellen (Schritt-für-Schritt)

1. Berichte-Bereich öffnen
   Navigieren Sie zu "Berichte" → "Steuerberichte" in der Navigation.

   Screenshot: Steuerberichte-Menü Zeigt den Steuerberichte-Button in der Navigation
2. UStVA auswählen
   Tippen Sie auf "UStVA" oder "Umsatzsteuervoranmeldung".

   Screenshot: UStVA-Auswahl Zeigt die Auswahl zwischen UStVA, EÜR, GUV
3. Zeitraum festlegen
   Wählen Sie den Monat/das Quartal für die Voranmeldung. Die App schlägt automatisch den aktuellen Monat vor.

   Screenshot: Zeitraum-Auswahl Zeigt Monatliche/Quartalsweise Auswahl
4. Bericht generieren
   Tippen Sie auf "Bericht erstellen". Das System berechnet automatisch:

   • Umsätze 19% steuerpflichtig (KZ 81)
   • Umsätze 7% ermäßigt (KZ 86)
   • Steuerfreie Umsätze (KZ 35)
   • Vorsteuer 19% (KZ 66)
   • Vorsteuer 7% (KZ 61)
   • Summe Umsatzsteuer (KZ 83)
   • Summe Vorsteuer (KZ 59)
   • Zahllast/Überschuss (KZ 85)

   Screenshot: Berechnung läuft Zeigt Fortschritt der automatischen Berechnung
5. Bericht prüfen
   Überprüfen Sie die berechneten Kennziffern und Beträge. Alle Werte werden übersichtlich dargestellt.

   Screenshot: Vollständiger UStVA-Bericht Zeigt den detaillierten Bericht mit allen Kennziffern
6. ELSTER-Export
   Exportieren Sie den Bericht als ELSTER-kompatible CSV-Datei:

   • Tippen Sie auf "ELSTER-Export"
   • Wählen Sie Speicherort (Download oder direkt per Email)
   • Die CSV-Datei kann direkt in ELSTER importiert werden

   Screenshot: ELSTER-Export-Dialog Zeigt Export-Optionen und CSV-Vorschau
7. Bericht finalisieren
   Nach der Prüfung können Sie den Bericht finalisieren. Der Status wechselt dann von "DRAFT" zu "FINALIZED" und der Bericht wird für spätere Bearbeitung gesperrt.

   Screenshot: Bericht finalisieren Zeigt Finalisierungs-Dialog mit Bestätigung

EÜR-Bericht erstellen

1. EÜR-Bereich öffnen
   Navigieren Sie zu "Berichte" → "Steuerberichte" → "EÜR"
2. Wirtschaftsjahr festlegen
   Wählen Sie das Jahr für die Einnahmenüberschussrechnung.
3. Ausgaben zuordnen (optional)
   Falls Sie Betriebsausgaben erfasst haben, werden diese automatisch den richtigen EÜR-Zeilen zugeordnet:

   • Zeile 26: Wareneinsatz
   • Zeile 27: Personalkosten
   • Zeile 28: Raumkosten
   • Zeile 30: Versicherungen
   • Zeile 31: Kfz-Kosten
   • Zeile 33: Werbe-/Reisekosten
   • Zeile 34: Kommunikation
   • Zeile 35: Beratungskosten
   • ... und weitere
4. Bericht generieren & exportieren
   Wie bei der UStVA: Bericht erstellen, prüfen, als ELSTER-CSV exportieren und finalisieren.

ELSTER-Workflow

Nach dem Export können Sie die Berichte direkt an das Finanzamt übermitteln:

1. CSV-Datei aus BISpicy POS exportieren
   Über den "ELSTER-Export" Button
2. ELSTER-Software öffnen
   Nutzen Sie Mein ELSTER (Online) oder ELSTER FormularManagementSystem
3. CSV importieren
   Importieren Sie die Datei in die entsprechende Formulare (UStVA, EÜR, etc.)
4. Daten prüfen
   Überprüfen Sie alle importierten Werte auf Korrektheit
5. Digital signieren
   Signieren Sie die Erklärung mit Ihrem ELSTER-Zertifikat
6. An Finanzamt übermitteln
   Senden Sie die signierte Erklärung elektronisch ab

Häufige Fragen zu Steuerberichten