Täglicher Ablauf
Ein typischer Kassierertag mit BISpicy POS folgt diesem Ablauf:
1
Morgens: Kasse öffnen
Wechselgeld zählen und eingeben
2
Tagsüber: Verkaufen
Normale Kassiertätigkeit
3
Optional: X-Bon
Zwischenstand bei Schichtwechsel
4
Abends: Z-Bon erstellen
Tagesabschluss mit TSE-Signierung
5
Kassenzählung
Ist-Bestand erfassen, Differenz dokumentieren
Kasse öffnen
1Kassensitzung starten
Beim Start der App oder über Menü → Kasse öffnen beginnen Sie eine neue Kassensitzung.
2Wechselgeld eingeben
Geben Sie den Anfangsbestand (Wechselgeld) ein:
- Das ist der Barbetrag, mit dem Sie in den Tag starten
- Typisch: 100€, 150€ oder 200€
- Der Betrag wird für die Kassendifferenz-Berechnung benötigt
3Bestätigen
Nach Bestätigung ist die Kasse geöffnet und Sie können verkaufen.
Automatische Erinnerung: Wenn Sie verkaufen ohne die Kasse zu öffnen, erinnert Sie die App daran.
Bargeld verwalten
1Bareinlagen
Wenn Sie Bargeld in die Kasse legen (z.B. von der Bank):
- Gehen Sie zu Menü → Kassenbewegungen → Einlage
- Geben Sie Betrag und Grund ein
- Die Bewegung wird protokolliert
2Barentnahmen
Wenn Sie Bargeld entnehmen (z.B. für Einkäufe oder Bankeinzahlung):
- Gehen Sie zu Menü → Kassenbewegungen → Entnahme
- Geben Sie Betrag und Grund ein
- Die Bewegung wird protokolliert
Wichtig: Alle Bargeldbewegungen müssen dokumentiert werden. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben!
X-Bon (Zwischenbericht)
Der X-Bon ist ein nicht-nullender Zwischenbericht. Er zeigt den aktuellen Stand, ohne die Kasse abzuschließen.
1X-Bon erstellen
Gehen Sie zu Menü → Berichte → X-Bon
2Inhalt des X-Bons
- Anzahl Verkäufe seit letztem Z-Bon
- Umsatz nach Zahlungsart (Bar, Karte, Gutschein)
- Steuern nach Satz (19%, 7%)
- Stornierungen und Rabatte
- Aktueller Soll-Kassenbestand
3Verwendung
- Schichtwechsel: Übergabe an Kollegen
- Zwischenkontrolle: Schneller Überblick
- Kassennachschau: Bei Finanzamtskontrolle
Beliebig oft: Sie können beliebig viele X-Bons pro Tag erstellen. Die Zähler laufen weiter.
Z-Bon (Tagesabschluss)
Der Z-Bon ist der offizielle Tagesabschluss. Er ist TSE-signiert und nullt alle Zähler.
1Z-Bon erstellen
Gehen Sie zu Menü → Kasse schließen oder Berichte → Z-Bon
2Kassenbestand erfassen
Geben Sie den gezählten Ist-Bestand ein (optional, aber empfohlen).
3Z-Bon bestätigen
Nach Bestätigung wird der Z-Bon erstellt und TSE-signiert:
- TSE-Signatur und QR-Code
- Fortlaufende Z-Bon-Nummer
- Zeitstempel der Erstellung
- Alle Tagesumsätze und Steuern
4Z-Bon drucken/speichern
Der Z-Bon wird automatisch gedruckt (wenn Drucker konfiguriert) und digital archiviert.
Gesetzliche Pflicht: Sie müssen täglich einen Z-Bon erstellen. Nach dem Z-Bon sind keine weiteren Verkäufe für diesen Tag möglich!
KassenSichV-konform: Der Z-Bon enthält alle gesetzlich geforderten Daten und ist durch die TSE manipulationssicher signiert.
Kassenzählung
1Bargeld zählen
Zählen Sie das Bargeld in der Kassenlade:
- Scheine nach Wert sortieren
- Münzen nach Wert sortieren
- Gesamtsumme ermitteln
2Zählhilfe nutzen
Die integrierte Zählhilfe erleichtert das Erfassen:
- Anzahl pro Münze/Schein eingeben
- Summe wird automatisch berechnet
- Differenz zum Soll-Bestand angezeigt
3Differenz dokumentieren
Bei Abweichungen:
- Überschuss: Wird protokolliert (z.B. Kunde hat zu viel gezahlt)
- Fehlbetrag: Wird protokolliert und muss geklärt werden
Bei Differenzen: Kleine Centbeträge sind normal. Bei größeren Differenzen sollten Sie die Ursache klären (Wechselgeldfehler, fehlende Buchung, etc.).
Aufbewahrung
Nach deutschem Recht müssen Kassendaten 10 Jahre aufbewahrt werden.
1Automatische Archivierung
BISpicy POS archiviert automatisch:
- Alle Z-Bons mit TSE-Signatur
- Alle Einzelbelege
- Kassenbewegungen
- TSE-Transaktionen
2Backup empfohlen
Für zusätzliche Sicherheit:
- Cloud-Backup: Mit Premium-Lizenz automatisch
- Lokales Backup: Regelmäßig erstellen
- DSFinV-K Export: Jährlich erstellen und sichern
3Papierbelege
Optional können Sie Z-Bons auch ausdrucken und physisch archivieren.
GoBD-konform: Die digitale Archivierung in BISpicy POS erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).