Kassenführung & Z-Bon

1Ausgangszustand: Kasse ist geschlossen

Solange noch keine Kassensitzung gestartet wurde, zeigt die App einen deutlich sichtbaren Sperrhinweis. Verkäufe sind in diesem Zustand nicht möglich — tippen Sie auf Menü öffnen, um zur Kassenverwaltung zu gelangen.

2Kassenverwaltung öffnen

Im Menü öffnet sich die Kassenverwaltung. Dort sehen Sie oben den aktuellen Status und den lila hinterlegten Button Kasse öffnen — Neue Kassensitzung starten. Tippen Sie darauf.

3Anfangsbestand zählen

Der Dialog Kasse öffnen zeigt Ihnen den erwarteten Bestand vom letzten Z-Bon. Zählen Sie Ihr Wechselgeld und tragen Sie die Anzahl der Scheine (200 € bis 5 €) und Münzen (2 € bis 0,01 €) in das Raster ein. Die Gesamtsumme und die Differenz zum Soll werden live berechnet.

• Typischer Anfangsbestand: 100 €, 150 € oder 200 €
• Die Eingabe erfolgt über den integrierten Ziffernblock
• Der Soll-Bestand stammt automatisch aus dem letzten Z-Bon — so bleibt Ihre Kassenführung lückenlos

4Differenz dokumentieren (falls nötig)

Weicht der gezählte Bestand vom erwarteten Bestand ab, erscheint automatisch das Popup Kassendifferenz bei Öffnung. BISpicy POS erzwingt dann die Auswahl eines Grunds — so bleibt die Kassenführung GoBD-konform dokumentiert.

• Kassenfehlbetrag: Echter Bestandsfehler, der im Kassenbuch protokolliert wird
• Privatentnahme: Bargeld wurde privat entnommen
• Entnahme für Bank: Wechselgeld wurde zur Bank gebracht
• Sonstiges: Sonstige Gründe — Bemerkungsfeld nutzen

5Kasse ist geöffnet — Verkauf starten

Nach dem Bestätigen wechselt die App direkt in die Kassieren-Ansicht. Barcode-Eingabe, Ziffernblock und Warenkorb sind sofort einsatzbereit.

1Bareinlage (Geld in die Kasse legen)

Wenn Sie Bargeld in die Kasse legen (z. B. zusätzliches Wechselgeld, Rückzahlung von der Bank, Wechselgeld-Nachschub):

• Menü öffnen → Kassenverwaltung → Bareinlage
• Betrag eingeben und einen Grund auswählen (z. B. „Wechselgeld", „Privateinlage", „Sonstiges")
• Optional eine Bemerkung hinterlegen und bestätigen — die Einlage erhöht den Soll-Kassenbestand und erscheint im Z-Bon

2Barentnahme (Geld aus der Kasse nehmen)

Wenn Sie Bargeld aus der Kasse nehmen — für Einkäufe, Privatentnahme oder sonstige Gründe:

• Menü öffnen → Kassenverwaltung → Barentnahme
• Betrag eingeben und einen Grund auswählen (Kassenfehlbetrag, Privatentnahme, Entnahme für Bank, Sonstiges)
• Optional eine Bemerkung hinterlegen und bestätigen — die Entnahme wird protokolliert, reduziert den Soll-Kassenbestand und erscheint im Z-Bon

3Bargeld zur Bank bringen (Bankeinzahlung)

Wenn die Kasse zu voll wird und Sie Bargeld abschöpfen und auf Ihr Geschäftskonto einzahlen möchten, ist das ein eigener Arbeitsschritt mit zwei Teilen: zuerst die Entnahme an der Kasse protokollieren, dann die Einzahlung bei der Bank durchführen.

a) An der Kasse — Entnahme dokumentieren:

1. Menü öffnen → Kassenverwaltung → Barentnahme antippen
2. Betrag eingeben, den Sie zur Bank bringen (z. B. 500 €)
3. Grund „Entnahme für Bank" auswählen — das ist wichtig, damit die Bewegung in der Buchhaltung korrekt als Transfer (und nicht als Ausgabe) gebucht wird
4. Optional eine Bemerkung hinterlegen (z. B. „Sparkasse Musterstadt, Konto DE12…") und bestätigen
5. Das Bargeld aus der Kassenschublade entnehmen und sicher verwahren (z. B. Geldkassette, Tresor, Safe-Bag)

b) Bei der Bank — Einzahlung durchführen:

1. Bargeld zur Bank oder zum Einzahlungsautomaten Ihrer Hausbank bringen
2. Auf Ihr Geschäftskonto einzahlen — nicht auf ein Privatkonto
3. Einzahlungsbeleg der Bank unbedingt aufbewahren — er dient als Nachweis, dass die Entnahme tatsächlich zur Bank gebracht wurde
4. Tipp: Beleg direkt fotografieren oder digital einscannen und zum Kassenbericht des Tages ablegen

1X-Bon erstellen

Öffnen Sie bei aktiver Session die Kassenverwaltung und tippen Sie auf X-Bon erstellen — Zwischenbericht ohne Schließung. Im selben Dialog finden Sie auch Barentnahme, Bareinlage und Schichtwechsel.

2Inhalt des X-Bons

• Anzahl Verkäufe seit letztem Z-Bon
• Umsatz nach Zahlungsart (Bar, Karte, Gutschein)
• Steuern nach Satz (19%, 7%)
• Stornierungen und Rabatte
• Aktueller Soll-Kassenbestand

3Verwendung

• Schichtwechsel: Übergabe an Kollegen
• Zwischenkontrolle: Schneller Überblick
• Kassennachschau: Bei Finanzamtskontrolle

1Z-Bon-Button finden

Öffnen Sie die Kassenverwaltung und scrollen Sie nach unten. Dort finden Sie den rot hinterlegten Button Z-Bon (Tagesabschluss) — Kasse schließen und Tagesabrechnung.

2Bargeld zählen

Im Z-Bon-Dialog zeigt BISpicy POS den erwarteten Kassenbestand an. Zählen Sie Ihre Kasse und tragen Sie Scheine und Münzen in die Zählhilfe ein. Die Abweichung zum Soll wird live berechnet.

3Differenz dokumentieren (falls nötig)

Bei einer Abweichung zwischen Soll- und Ist-Bestand erscheint das Popup Kassendifferenz bei Schließung. Wählen Sie einen Grund — so wird die Abweichung GoBD-konform im Kassenjournal protokolliert.

• Kassenfehlbetrag — Bestandsfehler
• Privatentnahme — privat entnommenes Bargeld
• Entnahme für Bank — Einzahlung zur Bank
• Sonstiges — mit optionaler Bemerkung

4Z-Bon drucken und archivieren

Mit einem Tipp auf Z-Bon drucken erzeugt BISpicy POS den offiziellen Tagesabschluss:

• TSE-Signatur und QR-Code
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer
• Zeitstempel der Erstellung
• Alle Tagesumsätze und Steuern nach Satz
• Automatischer Druck (falls Drucker konfiguriert) und digitale Archivierung

1Bargeld zählen

Zählen Sie das Bargeld in der Kassenlade:

• Scheine nach Wert sortieren
• Münzen nach Wert sortieren
• Gesamtsumme ermitteln

2Zählhilfe nutzen

Die integrierte Zählhilfe erleichtert das Erfassen:

• Anzahl pro Münze/Schein eingeben
• Summe wird automatisch berechnet
• Differenz zum Soll-Bestand angezeigt

3Differenz dokumentieren

Bei Abweichungen:

• Überschuss: Wird protokolliert (z.B. Kunde hat zu viel gezahlt)
• Fehlbetrag: Wird protokolliert und muss geklärt werden

1Automatische Archivierung

BISpicy POS archiviert automatisch:

• Alle Z-Bons mit TSE-Signatur
• Alle Einzelbelege
• Kassenbewegungen
• TSE-Transaktionen

2Backup empfohlen

Für zusätzliche Sicherheit:

• Cloud-Backup: Mit Premium-Lizenz automatisch
• Lokales Backup: Regelmäßig erstellen
• DSFinV-K Export: Jährlich erstellen und sichern

3Papierbelege

Optional können Sie Z-Bons auch ausdrucken und physisch archivieren.