Reparaturaufträge – annehmen, Status online verfolgen und abrechnenKostenlos in BIS Free

1Im Kundencenter den Shop öffnen

Melden Sie sich unter my.bispicy.com an, tippen Sie links auf „Konto" und oben auf „Lizenzen und Shop → Shop". Oben steht unter „Deine Ausstattung“, was Sie schon gebucht haben, darunter folgen die Module nach Bereichen. Buchen kann nur der Konto-Inhaber; bei anderen Kundencenter-Konten meldet der Shop „Nur der Konto-Inhaber kann diese Änderung vornehmen.“

Konto → Lizenzen und Shop → Shop im Kundencenter (Demo-Handyshop).

2Nur bei Bedarf: „Reparaturauftrag Online" buchen

Die Reparatur-Auftragsverwaltung ist in BIS Free enthalten und ohne Buchung aktiv — Sie können sofort loslegen. Wer den Online-Status möchte, scrollt im Shop zum Abschnitt „Handyshop & Reparatur" und bucht die Karte „Reparaturauftrag Online" über „Kostenlos testen" (14 Tage, danach 10 €/Monat). Vor der Buchung bestätigen Sie im Dialog, dass Sie als Unternehmer handeln, sowie die AGB und die Datenschutzerklärung. Die Lizenz gilt für den gesamten Account und ist monatlich kündbar.

Bereich „Handyshop & Reparatur“ aufgeklappt: Hier ist „Reparaturauftrag Online“ schon gebucht und steht auf „Aktiv“. Ein Klick auf die Karte öffnet die Einzelheiten.

3Unter „Meine Lizenzen" prüfen — und auf der Kasse loslegen

Unter Konto → Lizenzen und Shop → Meine Lizenzen sehen Sie Ihre gebuchten Lizenzen mit dem grünen Status „Aktiv". Da die Freischaltung für den gesamten Account gilt, ziehen alle verbundenen Kassen sie beim nächsten Abgleich automatisch nach — im Verkaufsscreen erscheinen oben rechts das Schraubenschlüssel-Symbol „Als Reparaturauftrag speichern" und das Klemmbrett-Symbol „Offene Reparaturen".

Konto → Lizenzen und Shop → Meine Lizenzen: Darunter stehen die Lizenzen nach Bereichen.

Abschnitt „Handyshop & Reparatur“ (Ausschnitt): „Reparaturauftrag Online“ ist aktiv. Die Reparatur-Auftragsverwaltung selbst steht bei der Karte BIS Free unter „Enthaltene Features“.

1Leistung & Teile in den Warenkorb

Legen Sie die geplante Leistung und benötigte Teile in den Warenkorb — zum Beispiel den Artikel „Reparatur" oder „Displaytausch iPhone". Haben Sie keinen passenden Artikel, nehmen Sie einen „Div. Artikel“ mit freiem Preis. Tippen Sie dann auf das Schraubenschlüssel-Symbol „Als Reparaturauftrag speichern". Im Handyshop steht es immer in der Leiste, auch bei leerem Warenkorb.

Die Leistung liegt im Warenkorb, oben in der Leiste der Schraubenschlüssel „Als Reparaturauftrag speichern“ (beides rot markiert).

Warenkorb leer? Dann meldet die Kasse „Bitte zuerst die Reparaturleistung oder einen „Div. Artikel“ in den Warenkorb legen“. Legen Sie die Leistung oder einen Div. Artikel in den Warenkorb und tippen Sie den Schraubenschlüssel erneut an.

Der Hinweis bei leerem Warenkorb (Demo-Handyshop, Kasse 1.3.17).

2Kunde zuweisen oder neu anlegen

Im Annahme-Dialog steht oben das Kundenfeld — voreingestellt auf „Anonym (kein Kunde)". Tippen Sie auf das Feld bzw. auf das Personen-Symbol mit „+", um den Auftrag einem Kunden zuzuordnen. Es öffnet sich „Kunde auswählen" mit drei Wegen:

• Bestehenden Kunden suchen: Tippen Sie ins Feld „Kunde suchen" und filtern Sie nach Name, Kd-Nr., E-Mail, Telefon oder PLZ — den Treffer in der Liste einfach antippen. Kunden, die noch nicht auf der Kasse liegen, stehen darunter bei „Weitere Kunden aus BIS ERP“; auch sie wählen Sie mit einem Tipp.
• Anonym lassen: Über „Ohne Kunde" bleibt der Auftrag ohne Zuordnung.
• Neu anlegen: Tippen Sie auf „Neuer Kunde" (bzw. „Neuen Kunden anlegen").

„Kunde auswählen": oben die Kundensuche (Name, Kd-Nr., E-Mail, Telefon, PLZ), darunter „Ohne Kunde" und „Neuer Kunde". Bestehende Kunden tippen Sie direkt in der Liste an.

Im Formular „Neuer Kunde" ist nur der Name Pflicht (rot markiert). Firma, die Adresse (Straße, Nr., PLZ, Ort) und das Telefon sind optional, angelegt wird mit „Kunde erstellen“. Die E-Mail ist empfohlen — nur mit hinterlegter E-Mail erhält der Kunde später die automatische Status-Benachrichtigung (siehe „Status online verfolgen"). Nach dem Speichern erscheint der zugewiesene Kunde zurück im Auftrag oben im Kundenfeld.

„Neuer Kunde": nur „Name" ist Pflicht (rot), Firma und Adresse sind optional, die E-Mail ist für den automatischen Status-Versand empfohlen.

3Gerät, Schaden & Schadensfoto erfassen

Das Feld „Gerät / Schaden" ist Pflicht (z. B. „iPhone 13, Display gesprungen“). IMEI / Seriennummer tippen Sie ein oder lesen sie über das Kamera-Symbol im Feld ein, die Vertragsnummer ist optional. Die Anmerkung ist optional und wird auf den Abholbeleg gedruckt (z. B. Voranschlag, Abholdatum). Unter „Bilder (Schaden)" fügen Sie über Kamera oder Galerie ein oder mehrere Schadensfotos hinzu — die Vorschau erscheint sofort als Miniatur. Mit „Auftrag speichern" wird der Auftrag angelegt. Bei der Annahme fließt noch kein Geld – bezahlt wird bei Abholung.

Oben das Kundenfeld, darunter „Gerät / Schaden“ (Pflicht), IMEI, Vertragsnummer, die Anmerkung für den Abholbeleg und „Bilder (Schaden)“. Dann „Auftrag speichern“.

A1Auftrag öffnen — Reparatur-Status antippen

Öffnen Sie den Auftrag über „Offene Reparaturen". Im Detail sehen Sie den Block „Reparatur-Status" mit allen wählbaren Stufen (Angenommen, In Diagnose, Kostenvoranschlag, Wartet auf Teil, Nicht reparierbar, Abgelehnt) und darunter den Verlauf mit Zeitstempeln. Tippen Sie die neue Stufe an.

Im Auftragsdetail der Block „Reparatur-Status“ mit allen Stufen; dieser Auftrag hat noch keinen Status (Kasse 1.3.17).

A2Notiz hinterlegen & Kunde benachrichtigen

Es öffnet sich der Dialog „Status ändern". Hier hinterlegen Sie eine interne Notiz (bleibt intern) und/oder eine Notiz für Kunden (erscheint auf der Statusseite). Mit dem Haken „Kunde benachrichtigen" entscheiden Sie über die Status-Mail. Mit „Speichern" ist die Änderung sofort online sichtbar.

„Status ändern“: interne Notiz, Notiz für den Kunden und „Kunde benachrichtigen“. Benachrichtigt wird erst mit der Online-Statusverfolgung (Kasse 1.3.17).

B1QR scannen — Bearbeiten-Seite öffnet sich (ohne Login)

Ihr Mitarbeiter scannt den Mitarbeiter-QR auf dem Werkstattetikett mit der Handy-Kamera — ohne App, ohne Login. Es öffnet sich direkt die Bearbeiten-Seite in Ihrem Branding: Auftragsnummer, Gerät, Kunde, der aktuelle Status und alle wählbaren Stufen samt Verlauf.

Bearbeiten-Seite ohne Login: aktueller Status, alle Stufen (inkl. „Abholbereit"), Kundennotiz und „Status speichern". Ohne hinterlegte E-Mail weist die Seite darauf hin, dass keine Benachrichtigung möglich ist.

B2Neuen Status wählen + Notiz für den Kunden

Tippen Sie die neue Stufe an (z. B. „Abholbereit") und optional eine Notiz für den Kunden. Hat der Auftrag eine Kunden-E-Mail, aktivieren Sie „Kunde per E-Mail benachrichtigen" — bei benachrichtigungspflichtigen Stufen erscheint ein Hinweis.

Beispiel mit hinterlegter Kunden-E-Mail: „Abholbereit" gewählt, Kundennotiz eingetragen und Benachrichtigung aktiv.

B3Speichern — der Kunde wird automatisch informiert

„Status speichern" tippen — fertig. Bei den Stufen Abholbereit, Kostenvoranschlag, „nicht reparierbar" oder „abgelehnt" geht automatisch eine Status-Mail an den Kunden — vorausgesetzt der Auftrag hat eine Kunden-E-Mail und die Benachrichtigung ist aktiv. Versendet wird über Ihr eigenes SMTP-Postfach, falls hinterlegt — andernfalls zuverlässig über die BISpicy-Absenderadresse. Eine grüne Bestätigung zeigt, dass alles gespeichert und der Kunde benachrichtigt wurde.

Bestätigung „Status gespeichert. Kunde wurde per E-Mail benachrichtigt." — der Verlauf zeigt die neue Stufe sofort.

C1Zwischenstand — z. B. „In Diagnose"

Auf der Kundenseite (QR auf dem Abholbeleg) sieht der Kunde jeden Schritt in Echtzeit — inklusive Statusbalken, Verlauf und Ihren Notizen. Er kann oben rechts sogar die Sprache umschalten (DE/EN/TH).

Kundenseite mit Status „In Diagnose" — Statusbalken und Verlauf aktualisieren sich live.

C2Fertig — „Abholbereit"

Sobald Sie „Abholbereit" gesetzt haben, springt die Statusanzeige des Kunden auf grün, der Statusbalken füllt sich und der Verlauf zeigt Ihre Abschlussnotiz (z. B. „Reparatur fertig, alles getestet und abholbereit"). Die Kasse zieht die am Handy gesetzte Änderung beim nächsten Abgleich automatisch nach.

Was Ihr Kunde sieht: grüner Status „Abholbereit", voller Statusbalken und Verlauf mit Ihren Notizen.

1Offene Reparaturen öffnen

Tippen Sie in der Verkaufsansicht oben in der Leiste auf „Weitere“ (⋯) und dann auf das Klemmbrett-Symbol „Offene Reparaturen“. Auf breiten Bildschirmen steht das Klemmbrett direkt in der Leiste. Die Liste hat die Tabs Offen und Archiv und eine Suche nach Auftragsnummer oder Gerät. Anonyme Aufträge zeigen die Anmerkung als Kennzeichnung.

Am Tablet öffnet „Weitere“ (⋯) zwei Symbole ohne Beschriftung: oben das Klemmbrett „Offene Reparaturen“, darunter „Umtausch oder Rückgabe“.

„Offene Reparaturen“: Reiter Offen/Archiv, Suche und die offenen Aufträge mit Kunde und Betrag.

2Detail, bearbeiten & nachdrucken

Tippen Sie einen Auftrag an. Im Detaildialog sehen Sie Gerät/Schaden, Anmerkung, die Positionen und die Summe. Mit „Bearbeiten“ ändern Sie Gerät/Schaden, IMEI, Vertragsnummer und Anmerkung. Positionen ergänzen Sie mit „+ Position hinzufügen“ (der Papierkorb entfernt eine), Schadensfotos unter „Bilder (Schaden)“ mit Kamera oder Galerie (rechte-abhängig). Jede Änderung landet im einklappbaren Änderungsprotokoll. Über „Belege drucken" drucken Sie Abholbeleg und Etikett mit dem aktuellen Stand erneut.

Detaildialog: Gerät/Schaden, Reparatur-Status, Positionen, Summe, „Bearbeiten", Schadensfotos, „Belege drucken" (Nachdruck) und „Bezahlen".

3Bezahlen

Mit „Bezahlen“ lädt die Kasse den Auftrag samt Kunde in den Warenkorb, über „Zur Kasse“ kassieren Sie ganz normal. Jetzt entsteht der eigentliche Umsatz: TSE-Signatur, Bonnummer, Z-Bon und DATEV — wie bei jedem anderen Verkauf. Leeren Sie den Warenkorb, ohne zu kassieren, bleibt der Auftrag unter „Offene Reparaturen“ offen.

Der Auftrag liegt mit der Kundin im Warenkorb, „Zur Kasse“ kassiert ihn.