Kurz-Definition
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind ein BMF-Schreiben (zuletzt grundlegend überarbeitet am 28. November 2019), das die Anforderungen des Steuerrechts an digitale Buchführung konkretisiert. Sie gelten für alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind oder Aufzeichnungspflichten nach §§ 140 ff. Abgabenordnung (AO) haben.
Die 10 Grundsätze der GoBD
Die GoBD verpflichten zu folgenden Grundsätzen, die ein Kassensystem ebenso wie eine Buchhaltungssoftware erfüllen muss:
1Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss vom Beleg über die Buchung bis zur Bilanz lückenlos nachvollziehbar sein – und umgekehrt von der Bilanz zurück zum Beleg.
2Vollständigkeit: Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – kein Verkauf darf unter den Tisch fallen.
3Richtigkeit: Aufzeichnungen müssen mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen.
4Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden – Bargeschäfte am gleichen Tag.
5Ordnung: Buchungen müssen nach einem nachvollziehbaren System sortiert sein.
6Unveränderbarkeit: Eine einmal getätigte Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrekturen erfolgen über Storno-Buchungen, die selbst nachvollziehbar sind.
7Belegfunktion: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg belegt sein – inklusive aller steuerlich relevanten Pflichtangaben.
8Verfahrensdokumentation: Es muss eine schriftliche Dokumentation geben, die das eingesetzte System, die Abläufe und die Kontrollen beschreibt. Pflicht für jedes Unternehmen.
9Aufbewahrungspflichten: Steuerlich relevante Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Andere Geschäftsbriefe und Verträge: 6 Jahre. Aufbewahrung muss in dem Format erfolgen, in dem die Daten entstanden sind (digital bleibt digital).
10Datenzugriff für Betriebsprüfer: Auf Anforderung der Finanzverwaltung muss ein Z1- (unmittelbarer Zugriff), Z2- (mittelbarer Zugriff) oder Z3-Datenträger-Export bereitgestellt werden.
Was ein GoBD-konformes Kassensystem leisten muss
- Lückenlose, fortlaufende Belegnummerierung
- Unveränderbare Speicherung jedes Verkaufs (kein nachträgliches Löschen oder Ändern)
- Storno-Buchungen, die als solche gekennzeichnet sind
- Vollständiger Audit-Trail mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Gerät
- Tagesabschluss (Z-Bon) mit Kassenbestand und Einzelposten
- DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung
- Aufbewahrungsfähigkeit über 10 Jahre (Datenexport oder fortlaufender Cloud-Storage)
- TSE-Integration nach KassenSichV (seit 2020 Pflicht)
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist ein häufig übersehener, aber Pflicht-Bestandteil der GoBD. Jedes Unternehmen muss schriftlich beschreiben:
- Welche Software und Hardware eingesetzt wird
- Wie die täglichen Abläufe (Verkauf, Storno, Tagesabschluss, Backup) ablaufen
- Welche Kontrollmechanismen existieren (z.B. Vier-Augen-Prinzip)
- Wer Zugriff auf das System hat und welche Rollen es gibt
- Wie und wo Daten archiviert werden
Bei einer Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation aktiv eingefordert. Fehlt sie, kann das zur Verwerfung der Buchführung führen – mit den entsprechenden steuerlichen Folgen (Schätzungsbefugnis nach § 162 AO).
Wer ist von den GoBD betroffen?
- Alle bilanzierenden Unternehmen (handelsrechtlich oder steuerrechtlich buchführungspflichtig)
- Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR), soweit sie elektronische Aufzeichnungen führen
- Land- und Forstwirte mit elektronischen Aufzeichnungen
- Freiberufler sind in der Regel nicht direkt erfasst, müssen aber bei elektronischer Aufzeichnung dieselben Grundsätze einhalten
GoBD und TSE
Die GoBD und die KassenSichV ergänzen sich: Die KassenSichV regelt speziell die technische Manipulationssicherheit der Kasse (über die TSE), die GoBD regeln den Gesamtprozess der digitalen Buchführung – inkl. Aufbewahrung, Datenzugriff und Verfahrensdokumentation. Eine TSE allein macht ein Kassensystem nicht GoBD-konform; umgekehrt wäre eine GoBD-konforme Kasse ohne TSE in Deutschland heute illegal.
GoBD in BISpicy POS
BISpicy POS erfüllt alle GoBD-Grundsätze nativ: Belegnummern werden lückenlos vergeben, Verkäufe sind unveränderbar gespeichert, Storno läuft als eigene Buchung, Tagesabschluss (Z-Bon) und DSFinV-K-Export sind integriert. Die Cloud-Backups (AES-256-GCM) erfüllen die Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre. Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation stellen wir auf Anfrage bereit – sie muss vom Unternehmen an die eigenen Abläufe angepasst und unterschrieben werden.
Stand: April 2026. Diese Erklärung ersetzt keine steuerliche Beratung. Verbindlich ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in seiner jeweils aktuellen Fassung.