Kassensystem für Handyshops – Reparatur, Ankauf & § 25a

Verkaufstresen eines Handyshops: ein Tablet auf einem Standfuß dient als Kasse, daneben Bondrucker und Kartenterminal, in der Vitrine gebrauchte Smartphones, im Hintergrund ein Reparaturplatz mit Werkzeugwand — Verkauf, Ankauf und Reparatur passieren an demselben Tresen – und gehören steuerlich zu drei verschiedenen Vorgängen. Die Kasse trennt sie selbst: Neuware regulär, Gebrauchtgerät nach § 25a Differenzbesteuerung, Reparatur mit eigenem Auftragsbeleg.

Kennen Sie das?

Drei Dinge, die in fast jedem Handyladen Zeit und Nerven kosten.

„Ist mein Handy fertig?"

Der dritte Anruf an diesem Vormittag – und der Auftragszettel liegt hinten in der Werkstatt. Jede Auskunft kostet einen Gang und unterbricht den Verkauf.

Ankauf auf dem Block

Gerät angekauft, Betrag notiert – und am Monatsende wird die Differenzbesteuerung aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Fehleranfällig und mühsam.

Der Steuerberater fragt

Er möchte das Ankaufsbuch sehen: wer hat wann welches Gerät verkauft, zu welchem Preis, mit welchem Ausweis. Es gibt einen Ordner.

Reparaturaufträge – vom Zettel zum System

Gerät annehmen, Schaden dokumentieren, Belege drucken, abrechnen. Der Abholbeleg trägt einen Barcode: einmal scannen und der Auftrag liegt wieder im Warenkorb.

Annahme mit Gerät, Schadensbeschreibung, IMEI, Vertragsnummer und Schadensfotos
Abholbeleg für den Kunden und Werkstattetikett fürs Gerät – beide mit Barcode
Neun Statusstufen von „angenommen" bis „abgeholt", mit Änderungsprotokoll
Gerätedaten und IMEI erscheinen auf Bon, digitalem Beleg und DIN-A4-Rechnung

Zur Anleitung

Annahmedialog für einen Reparaturauftrag mit Gerätefeldern, IMEI und Schadensfotos — Bei der Annahme werden Gerät, Schaden und Zustand festgehalten – samt Fotos, die späteren Streit vermeiden.

Zusatzoption: Reparaturauftrag Online

Ihr Kunde sieht den Status selbst – auf dem Handy

Auf dem Abholbeleg steht ein QR-Code. Der Kunde scannt ihn und sieht den Fortschritt seiner Reparatur – unter Ihrem Namen, Ihrem Logo und Ihren Kontaktdaten. Ist das Gerät fertig, geht auf Wunsch automatisch eine E-Mail raus. Ihre Mitarbeiter ändern den Status per QR auf dem Werkstattetikett, ganz ohne Anmeldung.

Die Online-Statusverfolgung ist in BIS Premium enthalten und einzeln als Zusatzoption „Reparaturauftrag Online“ für 10 €/Monat zzgl. USt. buchbar (14 Tage kostenlos testen) – oder nach Nutzung: 15 Cent je Reparaturauftrag mit QR-Verfolgung, höchstens 10 € im Monat. Reparaturaufträge anlegen, drucken und abrechnen geht auch ohne.

Muster-Reparaturstatus ansehen

Abholbeleg mit Barcode und QR-Code zur Statusabfrage — Der Abholbeleg trägt einen Barcode: Beim Scannen liegt der Auftrag direkt im Warenkorb, ohne Suche in der Liste.

Gebrauchte Geräte an- und verkaufen – nach § 25a

Bei der Differenzbesteuerung zahlen Sie Umsatzsteuer nur auf die Marge, nicht auf den vollen Verkaufspreis. Die Kasse rechnet das selbst und dokumentiert den Ankauf so, wie es die Aufzeichnungspflichten verlangen.

Ankauf an der Kasse: Gerät anlegen, bar auszahlen – TSE-signiert erfasst
Ankaufsbeleg und Ankaufsvertrag mit Verkäuferdaten, Ausweisnummer und Ausweisfoto
Kundenbeleg ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis – wie § 14a Abs. 6 UStG es verlangt
Marge fließt korrekt in Z-Bon, DSFinV-K und DATEV – getrennt vom Einkaufsanteil
Ankaufspreis und Ankaufsdatum stehen am Gerät – Monate später ist im Artikel noch ablesbar, was Sie gezahlt haben und wie lange das Gerät liegt
Zustände Neu, Gebraucht und B-Ware – bei gleicher Artikelnummer fragt die Kasse nach

Zur Anleitung

Ankaufsdialog mit Gerätedaten, IMEI, Ankaufspreis und Verkäuferangaben — Ankauf gebrauchter Geräte nach § 25a UStG: Die Marge wird versteuert, nicht der Verkaufspreis – die Kasse rechnet das selbst.

Ankaufmaske für ein Gebrauchtgerät mit Bezeichnung, IMEI oder Seriennummer, Ankaufs- und Verkaufspreis sowie Verkäuferdaten — Der Ankauf ist eine eigene Maske, kein Verkauf mit Minusbetrag: IMEI, Ankaufs- und geplanter Verkaufspreis stehen von Anfang an fest, und die Verkäuferdaten werden gleich miterfasst. Daraus rechnet die Kasse später die Marge – versteuert wird sie, nicht der Verkaufspreis.

TSE, Z-Bon und Steuerberater

Die Bundesregierung plant eine Kassenpflicht für elektronische Kassen; ein Gesetz ist noch nicht beschlossen. Wir machen Sie in Ruhe startklar.

Zertifizierte TSE

Jeder Bon wird über die zertifizierte Sicherheitseinrichtung signiert. Die TSE-Lizenz ist gesetzlich vorgeschrieben und wird separat gebucht (ab 22 €/Monat zzgl. USt. bei Jahreszahlung).

Z-Bon, DSFinV-K, DATEV

Tagesabschluss auf Knopfdruck, Exporte für Prüfung und Buchhaltung – inklusive korrekt getrennter Marge aus § 25a-Verkäufen.

Rechnung auf DIN A4

Geschäftskunden brauchen eine richtige Rechnung – frei gestaltbar, mit Gerätedaten und IMEI, direkt aus der Kasse gedruckt oder per E-Mail.

Auch dabei

Zubehör mit EAN verkaufen
Etiketten aus BIS ERP
Kartenzahlung per SumUp oder Tap to Pay
Gutscheine
Kundenverwaltung

Anleitung: Gerät ankaufen → Anleitung: Reparaturaufträge →

So kommen Sie rein

Vier Schritte – ohne Techniker im Laden.

App laden

Die Kassen-App ist kostenlos und läuft auf handelsüblichen Android-Tablets.
Sortiment übernehmen

Zubehör und Ersatzteile per CSV importieren – Spalten werden automatisch erkannt.
Loslegen

Nichts freizuschalten: Reparaturaufträge und § 25a sind ab Werk aktiv.
TSE einrichten

Wir richten die Sicherheitseinrichtung mit Ihnen ein, damit alles sauber läuft.

BIS Free

Reparatur & § 25a

0 €

Reparatur-Auftragsverwaltung und Differenzbesteuerung § 25a gehören zur kostenlosen Grundausstattung. Nichts zu buchen — beides ist ab Werk aktiv. Zum Kassieren kommt die TSE ab 22 €/Monat zzgl. USt. (bei Jahreszahlung) hinzu.

Ebenfalls kostenlos: die Kassen-App selbst und die Basis der Warenwirtschaft BIS ERP.

Separat: die gesetzlich vorgeschriebene TSE-Lizenz (ab 22 €/Monat zzgl. USt. bei Jahreszahlung) sowie optionale Zusatzmodule wie die Online-Statusverfolgung (in BIS Premium enthalten oder einzeln für 10 €/Monat zzgl. USt.).

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Häufige Fragen

Was kostet die Reparaturverwaltung?

Nichts. Reparatur-Auftragsverwaltung und Differenzbesteuerung nach § 25a gehören zur kostenlosen Stufe BIS Free und sind ohne Buchung aktiv. Kostenpflichtig sind nur die gesetzlich vorgeschriebene TSE-Lizenz und optionale Zusatzmodule wie die Online-Statusverfolgung (10 €/Monat zzgl. USt.) – die steckt auch in BIS Premium.

Ist die Online-Statusverfolgung im Paket enthalten?

In BIS Premium ja: Die öffentliche Statusseite für Ihre Kunden und die automatische E-Mail bei „abholbereit" sind dort enthalten. Einzeln buchen Sie sie als Zusatzoption Reparaturauftrag Online für 10 € im Monat zzgl. USt. – 14 Tage kostenlos testbar, monatlich kündbar – oder nach Nutzung für 15 Cent je Reparaturauftrag, höchstens 10 € im Monat. Reparaturaufträge anlegen, drucken und abrechnen funktioniert auch ohne diese Option.

Wie funktioniert die Differenzbesteuerung in der Kasse?

Beim Ankauf legen Sie das Gerät an und zahlen bar aus – die Auszahlung wird TSE-signiert erfasst. Beim späteren Verkauf versteuert die Kasse nur die Marge zwischen Einkauf und Verkauf, nicht den vollen Verkaufspreis. Der Kundenbeleg weist gemäß § 14a Abs. 6 UStG keine Umsatzsteuer gesondert aus, sondern trägt den gesetzlichen Hinweis. Die Marge fließt korrekt in Z-Bon, DSFinV-K und DATEV-Export.

Muss ich beim Ankauf die Daten des Verkäufers erfassen?

Für die Differenzbesteuerung müssen Sie Ein- und Verkaufspreise aufzeichnen (§ 25a Abs. 6 UStG); die Verkäuferdaten belegen, dass Sie von einer Privatperson ohne Umsatzsteuer gekauft haben. Das Geldwäschegesetz verlangt eine Identifizierung bei Güterhändlern erst bei Barzahlungen ab 10.000 € oder bei Verdacht. Die Kasse erfasst Name, Anschrift, Telefon und Ausweisnummer und kann – mit Zustimmung des Verkäufers – ein Foto des Ausweises sowie den unterschriebenen Ankaufsvertrag hinterlegen. Alle Ankäufe landen im zentralen Ankaufsbuch und sind nach IMEI durchsuchbar.

Wird bei der Reparaturannahme schon ein Bon erzeugt?

Nein. Bei der Annahme fließt noch kein Geld – bezahlt wird bei Abholung. Der Kunde bekommt einen Abholbeleg mit Barcode, das Gerät ein Werkstattetikett. Bei der Abholung wird dann ganz normal kassiert – mit TSE-Signatur, Bon und Z-Bon.

Brauche ich zusätzlich BIS Remote?

Nein. Die Reparatur-Auftragsverwaltung und die Differenzbesteuerung laufen direkt in der Kasse und benötigen kein BIS Remote.

Reden wir über Ihren Laden

Wir zeigen Ihnen in Ruhe, wie Reparaturannahme und Ankauf bei Ihnen aussehen würden – ohne Verkaufsdruck.

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