Selbstbedienungs-Kasse einrichten - BISpicy POS Dokumentation

Was die SB-Kasse ist

Die Selbstbedienungs-Kasse ist keine zweite Kasse. Es ist dieselbe BISpicy-Kasse, die Sie kennen – nur zeigt sie dem Kunden eine andere Oberfläche: große Schrift, wenige Knöpfe, kein Rabatt, kein Storno, keine Kassenlade.

Dahinter läuft alles unverändert weiter: derselbe Warenkorb, dieselbe TSE-Signatur, derselbe Bon-Nummernkreis, dieselbe Übertragung in BIS ERP. Ein SB-Verkauf steht in Ihren Berichten neben jedem anderen Verkauf.

Für welche Betriebe

Hofladen, Getränkemarkt, Bäckerei-Ecke, Selbstbedienungs-Regal, Vereinsheim – überall dort, wo Ware ohne Personal verkauft wird.

Was Sie brauchen

Ein Android-Tablet mit BISpicy POS. Ein Barcode-Scanner ist empfehlenswert, aber nicht zwingend – die Artikelnummer lässt sich auch eintippen.

Umschalten geht auf Knopfdruck. Sie können morgens bedient kassieren und nachmittags auf Selbstbedienung umstellen. Der Warenkorb bleibt dabei erhalten – es ist derselbe Verkauf, nur anders angezeigt.

Voraussetzungen

Ein Tablet, das nur für die Kasse da ist
Im Selbstbedienungs-Betrieb kommt niemand mehr an andere Apps heran – auch Sie nicht, ohne PIN. Nutzen Sie kein Gerät, das nebenbei für anderes gebraucht wird.
Artikel mit Barcode gepflegt
Der Kunde findet den Artikel nur über den Strichcode oder die Artikelnummer. Eine Artikelsuche gibt es in der SB-Ansicht bewusst nicht.
Aktive TSE-Lizenz
Wie bei jeder Kasse in Deutschland. Siehe TSE-Aktivierung.
Mindestens ein Mitarbeiter mit PIN
Nur damit kommen Sie aus der Selbstbedienung wieder heraus. Ohne PIN gibt es keinen Weg zurück außer über einen Werksreset.

1Der Riegel: das Tablet als verwaltetes Gerät

Das ist der wichtigste Schritt, und er wird am häufigsten übersprungen.

Android bringt von Haus aus eine Bildschirmanheftung mit. Die hält einen Fehlgriff ab, aber sie ist absichtlich verlassbar – der Systemdialog verrät dem Kunden den Ausweg sogar selbst. Für eine Kasse, vor der niemand steht, genügt das nicht.

Wirklich dicht wird es erst, wenn das Tablet die Kasse als verwaltetes Gerät führt. Dann gilt:

Wischen von unten, Home-Taste und Übersicht führen nirgendwo hin
Die Kasse ist der Startbildschirm des Geräts – auch nach einem Stromausfall startet sie von selbst wieder
Status- und Benachrichtigungsleiste sind ausgeblendet
Die Kasse lässt sich nicht mehr deinstallieren

Das geht nur auf einem frisch zurückgesetzten Tablet. Android lässt diesen Schritt ausschließlich im Einrichtungsassistenten zu, solange noch kein Konto auf dem Gerät angemeldet ist. Ein Tablet, das schon in Gebrauch ist, muss dafür auf Werkseinstellungen zurückgesetzt werden.

Wir richten das für Sie ein. Melden Sie sich über den Einrichtungsservice – wir übernehmen die Erst-Einrichtung des Tablets, damit Sie sich um den Reset nicht kümmern müssen.

Ohne diesen Schritt geht es auch – aber nur eingeschränkt. Sie können die Selbstbedienung ohne verwaltetes Gerät einschalten. Die Kasse sagt Ihnen dann in den Einstellungen ausdrücklich, dass der Riegel nicht sitzt. Nutzen Sie das nur unter Aufsicht, etwa als Entlastung an einer zweiten Theke.

2Unbeaufsichtigten Betrieb einschalten

In der Kasse: Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus → Unbeaufsichtigter Betrieb.

Dieser Schalter gilt nur für dieses eine Gerät, nicht für Ihren ganzen Betrieb. Haben Sie zwei Kassen, bleibt die zweite unverändert.

Was er bewirkt:

Der Bildschirm wird verriegelt, die Kundschaft kommt nicht aus der App heraus
Die Kasse übernimmt den Startbildschirm des Geräts
Nach einem Absturz startet die Kasse sich selbst neu, statt den Android-Startbildschirm zu zeigen

Die Kasse sagt Ihnen, ob es wirklich sitzt. Direkt unter dem Schalter steht der tatsächliche Zustand – nicht der gewünschte. Steht dort ein roter Hinweis, ist der Riegel offen, egal was der Schalter zeigt. Prüfen Sie diese Zeile, bevor Sie den Laden verlassen.

3Barzahlung: eine bewusste Entscheidung

Unter dem SB-Schalter finden Sie „Barzahlung an der SB-Kasse erlauben“. Er steht ab Werk aus, und das ist Absicht: Eine unbeaufsichtigte Kassenlade ist eine offene Kassenlade.

Ist er aus, bietet die Kasse dem Kunden nur bargeldlose Zahlarten an. Gibt es davon keine, sagt sie ihm das offen – statt einen Knopf zu zeigen, der nicht funktioniert.

Diesen Schalter vorher setzen. Er lässt sich nur einstellen, solange Sie noch in den Einstellungen sind. Sobald die Selbstbedienung läuft, kommen Sie nur mit Mitarbeiter-PIN wieder heran – und der schaltet die Selbstbedienung ab.

Für Hofläden und Vereinsheime, die auf Vertrauen kassieren, ist der Schalter genau richtig. Für ein unbeaufsichtigtes Regal in einem öffentlichen Durchgang eher nicht.

Bargeldlos: PayPal über das Handy des Kunden

Wenn niemand da ist, der eine Karte entgegennimmt, bleibt eine Zahlart, die ganz ohne Zusatzgerät auskommt: PayPal. Die Kasse zeigt einen QR-Code, Ihre Kundschaft scannt ihn mit dem eigenen Handy und bestätigt in PayPal. Erst wenn das Geld bestätigt ist, bucht die Kasse den Verkauf und gibt den Beleg aus. Zahlt niemand, wird der Code nach fünf Minuten ungültig, und es wird nichts abgebucht.

Einrichten, bevor die Selbstbedienung läuft

PayPal-Konto verbinden: Im Kundencenter (my.bispicy.com) fügen Sie unter Anbindungen → PayPal Ihr PayPal-Geschäftskonto hinzu („PayPal-Konto hinzufügen“). Es gibt einen Testbetrieb (Sandbox), in dem kein echtes Geld fließt. Probieren Sie es damit zuerst aus.
Zahlart an der Kasse anlegen: Einstellungen → Artikel & Verkauf → Zahlungsarten, oben rechts auf „+“ tippen und „PayPal“ (QR-Code Zahlung via PayPal) wählen. Danach steht PayPal mit „Aktiviert“ in der Liste.

Kasse, Einstellungen Zahlungsarten: Fenster Zahlungsart hinzufügen mit Kartenzahlung, Individuelle Zahlungsart, PayPal, Überweisung und Rechnung

Zahlungsart hinzufügen: „PayPal – QR-Code Zahlung via PayPal“ ist die dritte Wahl (Kasse 1.3.9, Demo-Handyshop, Honor-Tablet).

Liste der Zahlungsarten mit PayPal und Bargeld, beide aktiviert, darunter jeweils das DATEV-Konto

Angelegt: PayPal steht mit „Aktiviert“ in der Liste. Die Reihenfolge legen Sie mit den Pfeilen fest, sie gilt auch im Zahlungsfenster.

So bezahlt Ihre Kundschaft

Artikel scannen und auf „Bezahlen“ tippen.
Im Fenster „Zahlung“ ist PayPal gewählt. Auf „Zahlung abschließen“ tippen. Erst dann erstellt die Kasse den QR-Code, bis dahin steht dort „QR-Code wird erstellt…“.
Den QR-Code mit dem Handy scannen und die Zahlung in PayPal bestätigen. Die Kasse zeigt „Warte auf Zahlungseingang…“ und wie lange der Code noch gilt.
Ist das Geld da, erscheint „Vielen Dank!“ mit einem QR-Code für den Beleg. „Fertig“ zählt herunter, danach steht die Kasse leer für den nächsten Kunden bereit.
Der digitale Beleg nennt „Bezahlt mit PayPal“ und trägt die TSE-Signatur wie jeder andere Verkauf.

Selbstbedienungs-Kasse: ein USB-C Ladekabel für 12,99 Euro im Warenkorb, grüner Knopf Bezahlen

Schritt 1: Der Artikel liegt im Warenkorb, „Bezahlen“ ist grün.

Fenster Zahlung mit gewählter Zahlart PayPal, rechts QR-Code wird erstellt, links unten der Knopf Zahlung abschließen

Schritt 2: PayPal ist die einzige Zahlart, weil die Barzahlung an dieser SB-Kasse aus ist. Der QR-Code entsteht nach dem Tipp auf „Zahlung abschließen“.

QR-Code für PayPal mit 12,99 Euro, darunter Warte auf Zahlungseingang und Noch 4:58 gültig

Schritt 3: Der Code gilt fünf Minuten. Die rote Zeile „Testbetrieb (Sandbox)“ erscheint nur im Testbetrieb.

Fenster Vielen Dank mit 12,99 Euro, QR-Code zum Speichern des Belegs und Knopf Fertig mit Countdown

Schritt 4: Bezahlt. Mit dem QR-Code speichert der Kunde seinen Beleg auf dem Handy.

Ausschnitt des digitalen Belegs: Artikel, Mehrwertsteuer, Gesamt 12,99 Euro, Bezahlt mit PayPal und TSE-Informationen

Schritt 5: Ausschnitt des digitalen Belegs mit „Bezahlt mit PayPal“ und den TSE-Angaben.

Wenn die PayPal-Zahlung nicht klappt

„Es ist keine Zahlung eingegangen — der QR-Code ist abgelaufen. Es wurde nichts abgebucht.“

Ursache: Innerhalb von fünf Minuten hat niemand den Code bezahlt.

Lösung: Gebucht und abgebucht ist nichts, der Einkauf steht weiter im Zahlungsfenster. Will der Kunde doch zahlen, tippt er erneut auf „Zahlung abschließen“.

Fenster Zahlung mit der roten Meldung Es ist keine Zahlung eingegangen, der QR-Code ist abgelaufen, es wurde nichts abgebucht

Nach fünf Minuten ohne Zahlung: Die Meldung steht links über „Zahlung abschließen“.

„QR-Code wird erstellt…“ dreht sich, aber kein Code erscheint

Ursache: Der Code entsteht erst nach dem Tipp auf „Zahlung abschließen“.

Lösung: Links unten auf „Zahlung abschließen“ tippen, wie im Bild zu Schritt 2.

„Bitte wenden Sie sich an das Personal – an dieser Kasse ist gerade keine Zahlung möglich.“

Ursache: Die SB-Kasse hat keine Zahlart, die der Kunde allein nutzen kann: Die Barzahlung ist aus, und PayPal ist nicht angelegt.

Lösung: Mit der Mitarbeiter-PIN aus der Selbstbedienung gehen, PayPal wie oben anlegen oder die Barzahlung an der SB-Kasse erlauben und die Selbstbedienung wieder einschalten.

Was PayPal dafür berechnet, klären Sie am besten direkt mit PayPal. Für QR-Code-Zahlungen nennt PayPal einen deutlich günstigeren Satz als für gewöhnliche Transaktionen. Bei kleinen Beträgen macht das einen spürbaren Unterschied, deshalb lohnt die Nachfrage.

4Hilfe-Kontakt hinterlegen

Oben rechts in der SB-Ansicht steht der Knopf „Hilfe rufen“. Er zeigt Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus Ihren Firmendaten – also genau das, was Sie dort gepflegt haben.

Pflegen Sie beides, bevor die Kasse allein steht. Ist nichts hinterlegt, sagt der Dialog dem Kunden ehrlich, dass hier keine Kontaktdaten stehen – besser als ein leerer Kasten, aber nicht das, was Sie wollen.

Das Tablet kann nicht selbst anrufen. Der Dialog zeigt die Nummer an, damit der Kunde sie von seinem eigenen Handy wählen kann. Eine Kasse, die von selbst telefoniert, wäre eine Kasse, die jeder Vorbeigehende klingeln lassen kann.

5Selbstbedienung einschalten

Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus → Selbstbedienungs-Kasse.

Die Kasse wechselt sofort in die Kundenansicht – das ist gewollt, sonst sässe der nächste Kunde in Ihren Einstellungen. Erledigen Sie deshalb alles andere vorher.

Wer einschaltet, trägt die Kasse. Unter dem Mitarbeiter, der die Selbstbedienung einschaltet, läuft die Kasse weiter – auch nach einem Neustart, ohne dass jemand eine PIN eintippen muss. Vor einer SB-Kasse steht niemand, der das könnte.

Was der Kunde sieht

Links die Aufforderung, den Barcode vor den Scanner zu halten. Rechts der Warenkorb mit Summe und einem großen Bezahlen-Knopf. Mehr nicht.

Selbstbedienungs-Kasse im Ruhezustand: Aufforderung zum Scannen, rechts der leere Warenkorb

So steht die Kasse da, wenn niemand einkauft. Aufgenommen auf einem Honor-Tablet im Querformat.

Warenkorb mit acht Artikeln, Summe 157,10 Euro, großer Bezahlen-Knopf

Acht Artikel im Korb. Die Liste lässt sich durchblättern, Summe und Bezahlen-Knopf bleiben stehen.

Scannen
Jeder Artikel wandert sofort in den Warenkorb. Die Liste lässt sich durchblättern, Summe und Bezahlen-Knopf bleiben dabei stehen.
Nummer eingeben
Für den Fall, dass der Scanner den Code nicht liest – ein Zahlenfeld, mehr braucht es nicht.
Lose Ware wiegen
Der Kunde legt auf die Waage, wählt den Artikel und trägt die abgelesene Menge ein – den Betrag rechnet die Kasse aus dem Kilopreis. Wie ein solcher Artikel angelegt wird: Wiegeartikel anlegen.
Schrift A
Vergrössert die Schrift für Kunden, die kleiner Gedrucktes nicht lesen. Die Einstellung gilt nur für diesen Einkauf.
Artikel entfernen
Jede Zeile hat ein Kreuz. Ein Storno nach dem Bezahlen ist dagegen Sache des Personals.

Zurück zur normalen Kasse

Oben rechts „Personal“ antippen und die Mitarbeiter-PIN eingeben. Die Kasse kehrt in die gewohnte Ansicht zurück, und der Schalter für die Selbstbedienung geht aus.

Abfrage der Mitarbeiter-PIN beim Verlassen der Selbstbedienung

Der einzige Weg zurück: die Mitarbeiter-PIN.

Das ist der einzige Weg zurück. Es gibt bewusst keine Hintertür – sonst wäre der Riegel keiner. Sorgen Sie dafür, dass mindestens eine Person die PIN kennt und dass sie nicht auf einem Zettel neben der Kasse klebt.

Wollen Sie das Tablet später wieder normal benutzen, schalten Sie zuerst die Selbstbedienung und dann den unbeaufsichtigten Betrieb aus. Erst dann gibt die Kasse den Startbildschirm und die Systemleiste wieder frei.

Woran Sie als Betrieb denken müssen

Die Kasse erledigt die Technik. Ein paar Dinge bleiben bei Ihnen:

Belegausgabe
Die Belegausgabepflicht gilt auch an der SB-Kasse. Sorgen Sie dafür, dass der Kunde seinen Beleg bekommt – gedruckt oder digital per QR-Code.
Altersgeprüfte Ware
Alkohol und Tabak dürfen an einer unbeaufsichtigten Kasse nicht ohne Alterskontrolle verkauft werden. Nehmen Sie solche Artikel aus dem SB-Sortiment heraus oder halten Sie Personal in Reichweite.
Erreichbarkeit
Hinterlegen Sie den Hilfe-Kontakt (Schritt 4) und stellen Sie sicher, dass dort tatsächlich jemand erreichbar ist, solange die Kasse läuft.
Zugänglichkeit
Stellen Sie das Tablet so auf, dass es auch im Sitzen bedienbar und der Bildschirm ablesbar ist. Die SB-Ansicht ist auf große Schrift und hohe Kontraste ausgelegt – die Aufstellhöhe können nur Sie bestimmen.

Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Welche Pflichten Sie im Einzelnen treffen, hängt von Ihrem Sortiment und Ihrem Standort ab.

Häufige Fragen

Nein. Die Selbstbedienung ist Teil der Kasse. Ein SB-Tablet zählt wie jede andere Kasse als Gerät.

Nein – und das ist gut so. Es ist derselbe Nummernkreis, dieselbe TSE, dieselbe Übertragung nach BIS ERP. Für Ihren Steuerberater und für eine Kassennachschau ist ein SB-Verkauf ein Verkauf wie jeder andere.

Ist das Tablet als verwaltetes Gerät eingerichtet, startet das System die Kasse beim Hochfahren von selbst wieder – verriegelt, ohne dass jemand eingreifen muss. Ohne diese Einrichtung bleibt das Tablet auf dem Android-Startbildschirm stehen.

Ja – wie an jeder Selbstbedienungs-Kasse. Die Kasse kann nicht sehen, was im Korb liegt. Wer das ausschließen will, braucht eine Waage im Ablagetisch oder Personal in Sichtweite. Für Hofläden und Vereinsheime ist das üblicherweise kein Hindernis.

Nachsehen lässt sich eine PIN aus Sicherheitsgründen nirgends, Sie vergeben eine neue: im BIS Kundencenter (my.bispicy.com) unter Team → Kassen-Mitarbeiter (mit BIS Remote) oder an einer anderen Kasse unter Einstellungen → Unternehmen → Mitarbeiterverwaltung. Die SB-Kasse übernimmt die neue PIN beim nächsten Abgleich. Kommt das Tablet nicht mehr ins Netz, hilft nur ein Werksreset.

Nein. Die automatische Bildschirmsperre aus den Anzeige-Einstellungen wirkt im Selbstbedienungsmodus bewusst nicht – sonst stünde ein Kunde mitten im Einkauf vor einer PIN-Abfrage. Heraus kommen Sie weiterhin nur mit der Mitarbeiter-PIN.

Der QR-Code gilt fünf Minuten. Kommt bis dahin keine Zahlung, meldet die Kasse „Es ist keine Zahlung eingegangen — der QR-Code ist abgelaufen. Es wurde nichts abgebucht.“ Der Verkauf wird nicht gebucht, es entsteht kein Beleg, und PayPal zieht nichts ein. Mehr dazu unter PayPal über das Handy des Kunden.

In den Details der PayPal-Transaktion steht als Artikel „Einkauf“ mit der Bonnummer der Kasse, zum Beispiel „Einkauf 1003“. So ordnen Sie Zahlung und Bon einander zu. Die Umsatzsteuer weist der Kassenbeleg aus, in PayPal steht dort 0,00 €.

Passt dazu

TSE-Aktivierung – Pflicht für jede Kasse in Deutschland

Mitarbeiter und PINs – der Schlüssel zurück aus der Selbstbedienung

Einrichtungsservice – wir richten das Tablet für Sie ein

Selbstbedienungs-Kasse

Auf dieser Seite