Eine Rechnung, zwei Formate: PDF für Menschen, XML für Maschinen.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML. Menschen sehen die übliche Rechnung als PDF, Maschinen lesen die Daten direkt aus dem XML – ohne OCR und ohne Datenübertragungsfehler. Der Name kommt vom Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Aktuelle Version: 2.3+, vollständig konform zur europäischen Norm EN 16931.
Vor ZUGFeRD musste man sich entscheiden: Entweder man verschickte ein klassisches PDF (gut für Menschen, schlecht für Maschinen) oder ein reines XML (schlecht für Menschen, gut für Maschinen). ZUGFeRD löst diesen Konflikt: Eine Datei, beide Welten. Empfänger ohne ZUGFeRD-Reader sehen einfach die PDF, Empfänger mit ZUGFeRD-Reader oder Buchhaltungssoftware lesen die XML-Daten automatisch ein und können sie verbuchen.
Innerhalb von ZUGFeRD gibt es mehrere Profile, die unterschiedlich ausführliche XML-Daten enthalten:
| Profil | Inhalt | EN 16931-konform? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Beleg-Stammdaten (Lieferant, Empfänger, Summe) | nein (zu wenig Daten) |
| BASIC WL | + Steuer-Details, ohne Positionen | nein |
| BASIC | + Positionen mit Mengen und Einzelpreisen | nein (knapp drunter) |
| EN 16931 (auch „Comfort") | vollständig nach EN 16931 | ja |
| EXTENDED | + deutsche Erweiterungen, Skonti, Bestellbezüge | ja, plus Erweiterungen |
| XRECHNUNG (Profil) | nach XRechnung CIUS – für öffentliche Auftraggeber | ja |
Für die deutsche B2B-Pflicht ab 2025 muss mindestens das Profil EN 16931 verwendet werden – BASIC reicht nicht.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungs-Pflicht für B2B-Rechnungen in Deutschland eingeführt. Gestaffelt:
„E-Rechnung" im Sinne des Gesetzes meint strukturierte elektronische Formate nach EN 16931 – d.h. ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder XRechnung. Ein klassisches PDF (ohne XML) zählt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, sondern als „sonstige Rechnung".
Die E-Rechnungs-Pflicht gilt nur für B2B. Verkäufe an Endverbraucher (B2C) – also der typische Kassenverkauf – sind nicht betroffen. BISpicy POS unterscheidet automatisch zwischen Kassenbeleg (B2C, kein ZUGFeRD nötig) und Rechnung (B2B, automatisch ZUGFeRD-konform mit XML-Embed).
application/xmlBISpicy POS erzeugt B2B-Rechnungen automatisch im ZUGFeRD 2.3+ Profil EN 16931. Die XML-Daten werden direkt aus dem Beleg-Datenmodell generiert (Artikelpositionen, Steuersätze, Pfand, Lieferanschrift, Bestellbezug). Empfänger mit ZUGFeRD-fähiger Buchhaltung (DATEV, sevdesk, lexoffice, …) können die Rechnung direkt einlesen. Eingangsrechnungen lesen wir umgekehrt aus: Wenn Sie einen Lieferanten-Beleg einscannen oder per Mail erhalten, prüft BISpicy POS auf eingebettetes ZUGFeRD-XML und liest die Daten ohne OCR aus.
Stand: April 2026. Verbindlich sind UStG, ZUGFeRD-Spezifikation 2.3+ und die jeweils aktuellen BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Diese Erklärung ersetzt keine steuerliche Beratung.