Was NICHT betroffen ist
Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Der Bon an Privatkunden bleibt unberührt, und Rechnungen bis 250 € brutto sind als Kleinbetragsrechnungen ausgenommen (§ 33 UStDV). Der normale Laden- und Gastro-Alltag an der Kasse läuft also weiter wie bisher – E-Rechnung wird erst zum Thema, wenn ein Firmenkunde eine Rechnung über 250 € möchte: der Stammkunde mit Gewerbeschein, das Catering für die Firmenfeier, die Bewirtung auf Geschäftskosten.
Der Stufenplan im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht: E-Rechnungen müssen angenommen und verarbeitet werden können | ausnahmslos alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Übergang: Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig | alle |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für B2B-Rechnungen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze | alle – außer Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Kleinbetragsrechnungen |
Wichtig: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (Details im Glossar).
Empfangen: die Pflicht, die schon gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch der Imbiss und der Kiosk, auch Kleinunternehmer. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Praktisch lohnt es sich, die strukturierten Daten auch zu nutzen: Wer die XML-Daten seiner Lieferantenrechnungen automatisch ausliest, spart das Abtippen und hat die Ausgaben sauber in der Auswertung. In BISpicy POS übernimmt das die Eingangsrechnungs-Verwaltung mit ZUGFeRD-Import – Beleg rein, Daten stehen im System.
Ausstellen: wen es wann trifft
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schreiben, kommt in zwei Wellen: ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Zwei dauerhafte Ausnahmen bleiben: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (nur empfangen), und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiter als Bon oder einfache Rechnung ausgegeben werden.
Für Betriebe mit angeschlossener Warenwirtschaft ist die Ausstellung kein eigenes Projekt: BIS ERP erstellt Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format – die E-Rechnungs-Pflicht ist damit ohne Zusatzwerkzeug erfüllt. Ob eine erhaltene oder erzeugte Datei formal stimmt, lässt sich kostenlos prüfen: E-Rechnungs-Prüfer auf bispicy.com.
2028: das Jahr, in dem zwei Stufenpläne enden
Rechtlich haben E-Rechnung und Registrierkassenpflicht nichts miteinander zu tun – praktisch laufen beide Fahrpläne auf den 1. Januar 2028 zu. Wer 2026/2027 in Ruhe auf digitale Abläufe umstellt, erledigt beides in einem Zug statt zweimal unter Fristendruck. Den aktuellen Stand zur Kassenpflicht halten wir auf der Seite Registrierkassenpflicht 2028 laufend nach.
Häufige Fragen
Eingangsrechnungen strukturiert statt abgetippt?
ZUGFeRD-Import, Kategorien und EÜR-Auswertung sind in BISpicy POS eingebaut – und eine E-Rechnungs-Datei prüfen Sie kostenlos im Browser.
Quellen & weiterführende Informationen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
- Glossar: XRechnung & ZUGFeRD auf bispos.app
Stand: 7. September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung – für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.