XRechnung – Pflicht-XML für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Reines XML, kein PDF, ohne Wenn und Aber – wenn Sie der Bundesbehörde eine Rechnung schicken.

Kurz-Definition

Die XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist sie ein reines XML-Format ohne PDF-Wrapper. Sie ist eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) zur europäischen Norm EN 16931 und seit dem 27. November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend. Aktuelle Version Stand 2026: 3.0+.

Wer muss XRechnung nutzen?

  • Jeder, der eine Rechnung an eine Bundesbehörde stellt (seit 27.11.2020)
  • Lieferanten der meisten Landesbehörden (Stichtage je nach Bundesland; in Bremen, Hamburg und Saarland früher als in anderen Ländern)
  • Lieferanten vieler Kommunen – die OZG-Umsetzung läuft noch
  • Bei manchen Aufträgen explizit gefordert (Vergabeunterlagen prüfen)

Die Schwelle liegt bei 1.000 € Auftragswert (netto). Direktaufträge unter dieser Grenze können auch in PDF eingereicht werden – aber zunehmend bevorzugen Behörden auch hier XRechnung.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der eine entscheidende Unterschied

MerkmalXRechnungZUGFeRD
Formatreines XMLPDF/A-3 mit eingebettetem XML
Visuell lesbar?nein (für Maschinen)ja (PDF-Anteil)
Pflicht fürRechnungen an öffentliche Auftraggeber (DE)Wahlformat für B2B-Rechnungen
EN-16931-konformja, mit deutscher CIUSja im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG
Eingangsmediumspezielle Portale (ZRE, OZG-RE)klassischer E-Mail-Anhang reicht

Wichtig: ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG ist technisch dasselbe XML wie XRechnung – nur zusätzlich in eine PDF gewickelt. Das XRechnung-Portal akzeptiert beide Varianten.

Die Leitweg-ID

Jede XRechnung muss eine Leitweg-ID tragen – eine Adresskennung, mit der das Empfänger-Portal weiß, an welche Behörde die Rechnung intern weitergeleitet werden soll. Format: BBBBB-NNNNN-PP (5-stellige Behörden-ID, 5-stellige Adressat-ID, 2-stellige Prüfziffer). Beispiel: 991-12345-67 (Bundesverwaltung).

Die Leitweg-ID bekommen Sie vom Auftraggeber – sie steht typischerweise bereits in der Bestellung oder im Vergabedokument.

Wie wird eine XRechnung eingereicht?

  • ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) – für alle Bundesbehörden
  • OZG-RE (Online-Zugangsgesetz-Rechnungseingang) – für die meisten Landes- und Kommunalverwaltungen
  • Direkter Upload manche Behörden haben eigene Portale
  • Peppol – europaweites Netzwerk, an dem das deutsche ZRE/OZG-RE-System angeschlossen ist

Mehrere Wege sind kostenfrei für den Lieferanten. Jeder einzelne Upload bekommt eine Eingangs-Bestätigung mit Zeitstempel – relevant für die Zahlungsfrist.

Pflichtfelder einer XRechnung

Über den B2B-Standard hinaus verlangt XRechnung:

  • Leitweg-ID des Empfängers
  • Bankverbindung des Lieferanten (mindestens IBAN, optional BIC)
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Lieferzeitraum oder Liefer-/Leistungsdatum
  • USt-IdNr. oder Steuernummer des Lieferanten
  • Zahlungsfrist oder Zahlungsbedingungen
  • E-Mail-Adresse oder Kontaktdaten des Lieferanten

Versionsverlauf

  • 1.x (2017–2018): Erste Version, basierend auf UBL und CII
  • 2.x (2019–2022): Konsolidierung, breitere Tool-Unterstützung
  • 3.0 (2023): Aktuelle Hauptversion, Pflicht für Behörden seit 2024
  • Halbjährliche Updates (Frühjahr und Herbst), kompatibel innerhalb derselben Major-Version

XRechnung in BISpicy POS

BISpicy POS erzeugt XRechnung-konforme XML-Dateien direkt aus dem Rechnungs-Editor. Wenn Sie eine Rechnung an eine Behörde stellen, wählen Sie im Empfänger-Dialog „Öffentlicher Auftraggeber" und tragen die Leitweg-ID ein – die App generiert automatisch eine valide XRechnung 3.0-XML zusätzlich zur klassischen PDF. Das XML können Sie direkt in ZRE/OZG-RE hochladen oder per Mail an Ihren Auftraggeber senden. Eingehende XRechnungen lesen wir umgekehrt aus, falls Sie eine erhalten.

Verwandte Begriffe: ZUGFeRD · Eingangsrechnungen-Modul · GoBD · Alle Begriffe

Stand: April 2026. Verbindlich sind die jeweils aktuelle XRechnung-Spezifikation der KoSIT, das E-Rechnungsgesetz und die einschlägigen Rechtsverordnungen. Diese Erklärung ersetzt keine steuerliche Beratung.

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