E-Mail-Versand der Kasse einrichten - BISpicy POS Dokumentation

So funktioniert es

Die Kasse verschickt Mails zum Beispiel, wenn Sie eine DIN-A4-Rechnung per E-Mail senden oder Exporte automatisch an Ihr Steuerbüro gehen (Einstellungen → Steuern & Compliance → E-Mail Export). Dafür gibt es zwei Wege:

Über BISpicy (ab Werk): Sie müssen nichts einrichten. Der Absendername stammt aus Ihren Firmendaten.
Über Ihren eigenen Mailserver: Die Mails kommen von Ihrer eigenen Adresse. Dafür tragen Sie einmal die Zugangsdaten Ihres Mail-Anbieters ein.

Ab Kasse 1.3.11: Der Schalter heißt „Eigenen Mailserver verwenden“ und funktioniert auch auf frisch eingerichteten Kassen. Vorher hieß er „E-Mail-Versand aktiviert“ und sprang dort zurück. Aktualisieren Sie die Kasse über den Google Play Store.

1Email-Einstellungen öffnen

Tippen Sie in der linken Leiste auf das Zahnrad (Einstellungen), dann auf Steuern & Compliance und auf die Kachel Email-Einstellungen.

Ausschnitt der Seite Steuern und Compliance mit den Kacheln Email-Einstellungen, SMTP-Server für E-Mail-Versand konfigurieren, und E-Mail Export, Empfänger für automatische Exporte konfigurieren

Steuern & Compliance: die Kachel „Email-Einstellungen“ (Ausschnitt, Aufnahme Kasse 1.2.3, Bezeichnungen in 1.3.11 unverändert).

2Eigenen Mailserver einschalten

Ausgangslage: E-Mails gehen über BISpicy

Oben steht „E-Mails gehen über BISpicy“. Der Schalter „Eigenen Mailserver verwenden“ ist aus, die Felder darunter sind leer und gesperrt.

Kasse, Email-Einstellungen: Hinweis E-Mails gehen über BISpicy, Schalter Eigenen Mailserver verwenden ausgeschaltet, darunter E-Mail-Anbieter Custom SMTP, leeres Feld SMTP-Host, Port 587, Sicherheitsmodus STARTTLS und Benutzername

Ab Werk: Versand über BISpicy, keine Felder vorbelegt (Kasse 1.3.11, Demo-Betrieb).

Schalter einschalten

Tippen Sie auf den Schalter. Unten erscheint „Eigener Mailserver eingeschaltet. Bitte Serverdaten eintragen und speichern.“ Jetzt lassen sich alle Felder bearbeiten.

Email-Einstellungen mit eingeschaltetem Schalter Eigenen Mailserver verwenden, unten die Meldung Eigener Mailserver eingeschaltet, bitte Serverdaten eintragen und speichern

Eingeschaltet: Die Kasse bestätigt es mit einer Meldung am unteren Rand.

3Zugangsdaten eintragen

Die Angaben bekommen Sie von Ihrem Mail-Anbieter (in dessen Hilfe meist unter „SMTP“ oder „E-Mail-Programm einrichten“):

E-Mail-Anbieter: Die Vorlagen für Hetzner, Gmail und Outlook/Office365 setzen Server und Port vor. Für alle anderen wählen Sie „Custom SMTP“. Prüfen Sie den vorgeschlagenen Server trotzdem gegen die Angaben Ihres Anbieters, bei Hetzner steht er in der Verwaltung Ihres Pakets.
SMTP-Host und SMTP-Port, dazu der passende Sicherheitsmodus: „STARTTLS (Port 587)“, „SSL/TLS (Port 465)“ oder „Keine (Port 25)“.
Benutzername und Passwort Ihres Postfachs. Viele Anbieter verlangen dafür ein eigenes App-Passwort, nicht das normale Anmeldepasswort.
Weiter unten unter Absender-Informationen: die Absender-E-Mail (Pflicht), auf Wunsch einen Absender-Namen und eine Antwort-an-Adresse.

Felder E-Mail-Anbieter mit Custom SMTP, SMTP-Server-Konfiguration mit SMTP-Host, SMTP-Port 587 und Sicherheitsmodus STARTTLS, darunter Authentifizierung mit Benutzername

Ausschnitt: Anbieter, Server, Port, Sicherheitsmodus und Benutzername. Passwort und Absender folgen beim Herunterscrollen.

4Speichern und testen

Speichern Sie mit dem Disketten-Symbol oben rechts. Fehlt eine Pflichtangabe, nennt die Kasse unten, welche, und speichert nichts (siehe Wenn etwas nicht klappt). Danach schicken Sie mit „E-Mail-Konfiguration testen“ weiter unten eine Test-E-Mail an eine Adresse Ihrer Wahl. Kommt sie an, ist alles eingerichtet.

Kopf der Email-Einstellungen, rechts das rot umrandete Disketten-Symbol zum Speichern

Gespeichert wird mit dem Disketten-Symbol oben rechts.

Zurück zum Versand über BISpicy

Schalten Sie „Eigenen Mailserver verwenden“ wieder aus. Die Kasse meldet „Eigener Mailserver ausgeschaltet. E-Mails gehen wieder über BISpicy.“

Email-Einstellungen mit ausgeschaltetem Schalter und der Meldung Eigener Mailserver ausgeschaltet, E-Mails gehen wieder über BISpicy

Ausgeschaltet: Die Mails gehen wieder über BISpicy.

Wenn etwas nicht klappt

„SMTP-Host darf nicht leer sein“ (auch Benutzername, Passwort)

Ursache: Der eigene Mailserver ist eingeschaltet, aber eine Pflichtangabe fehlt. Die Kasse speichert dann nichts.

Lösung: Die genannten Felder ausfüllen und erneut speichern. Wollen Sie keinen eigenen Mailserver, schalten Sie ihn aus, dann gehen die Mails über BISpicy.

Email-Einstellungen mit der Meldung SMTP-Host darf nicht leer sein, SMTP-Benutzername darf nicht leer sein, SMTP-Passwort darf nicht leer sein

Speichern mit leeren Feldern: Die Kasse nennt jedes fehlende Feld.

Der Schalter springt zurück, die Felder bleiben gesperrt

Ursache: Ein Fehler bis Kasse 1.3.10, vor allem auf frisch eingerichteten Kassen. Dort hieß der Schalter „E-Mail-Versand aktiviert“.

Lösung: Die Kasse im Google Play Store auf Version 1.3.11 oder neuer aktualisieren. Dann heißt der Schalter „Eigenen Mailserver verwenden“ und bleibt eingeschaltet.

Email-Einstellungen mit eingeschaltetem Schalter Eigenen Mailserver verwenden und der Bestätigung am unteren Rand

So sieht es ab Kasse 1.3.11 aus: Schalter an, Bestätigung unten.

„E-Mail-Anbieter“ und „Sicherheitsmodus“ lassen sich nicht öffnen

Ursache: Der Schalter „Eigenen Mailserver verwenden“ ist aus. Dann sind alle Felder gesperrt, denn die Mails gehen über BISpicy.

Lösung: Erst den Schalter einschalten, dann Anbieter und Sicherheitsmodus wählen.

Email-Einstellungen mit ausgeschaltetem Schalter, die Felder E-Mail-Anbieter und Sicherheitsmodus sind grau und gesperrt

Schalter aus: Anbieter und Sicherheitsmodus sind grau.

Häufige Fragen

Nein. Ohne eigenen Mailserver verschickt die Kasse E-Mails über BISpicy, der Absendername stammt aus Ihren Firmendaten. Einen eigenen Mailserver brauchen Sie nur, wenn Belege und Rechnungen von Ihrer eigenen Mailadresse kommen sollen.

Von Ihrem Mail-Anbieter: den Server für ausgehende Mails (SMTP-Host), den Port mit der Verschlüsselung (meist 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS), den Benutzernamen und das Passwort. Viele Anbieter verlangen dafür ein eigenes App-Passwort. Dazu kommt die Absender-E-Mail, also die Adresse, von der die Mails kommen sollen.

Das war ein Fehler bis Kasse 1.3.10, vor allem auf frisch eingerichteten Kassen. Dort hieß der Schalter noch „E-Mail-Versand aktiviert“. Aktualisieren Sie die Kasse im Google Play Store auf Version 1.3.11 oder neuer. Dann heißt er „Eigenen Mailserver verwenden“, lässt sich einschalten, und eine Meldung am unteren Rand bestätigt es.

Schalten Sie „Eigenen Mailserver verwenden“ aus. Die Kasse meldet „Eigener Mailserver ausgeschaltet. E-Mails gehen wieder über BISpicy.“

Passt dazu

Bon und Rechnung auf eine Firma – DIN-A4-Rechnung per E-Mail senden

Firmeneinstellungen – woher der Absendername kommt

Steuern & Compliance – alle Einstellungen dieses Bereichs

E-Mail-Versand der Kasse

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