Vorlage: Verfahrensdokumentation der Kassenführung

Verfahrensdokumentation der Kassenführung

Gliederung nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025, Rz. 151 ff.): allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation, dazu das interne Kontrollsystem (Rz. 100 ff.) und das Änderungsprotokoll.

1. Allgemeine Beschreibung

Ausfüllhinweis: Drei bis zehn Sätze genügen. Dieser Teil gibt den Rahmen: wer Sie sind, was Sie verkaufen, wo und mit wie vielen Kassen, wer verantwortlich ist.

1.1 Unternehmen und Tätigkeit

[Firma, Inhaberin oder Inhaber, Branche, was verkauft wird, Kundschaft: Laufkundschaft, Stammkunden, Firmenkunden]

1.2 Betriebsstätten und Kassen im Überblick

[Standorte mit Anschrift, Anzahl der Kassen je Standort, seit wann elektronisch kassiert wird]

1.3 Verantwortlichkeiten

[Wer für die Kasse, die Kassenabschlüsse und diese Dokumentation verantwortlich ist; Vertretung]

1.4 Aufbewahrung dieser Dokumentation

[Wo die gültige und die früheren Fassungen liegen, z. B. Ordner „Kasse“ im Büro oder digitales Archiv]

2. Anwenderdokumentation: Abläufe an der Kasse

Ausfüllhinweis: Das Herzstück. Beschreiben Sie je Vorgang in Stichpunkten, wie tatsächlich gearbeitet wird und wer es tun darf. Die Bedienungsanleitung des Herstellers führen Sie als Anlage auf.

2.1 Kassenöffnung

[Wann und von wem die Kasse geöffnet wird; Anfangsbestand (Wechselgeld) und wie er festgestellt wird]

2.2 Verkauf und Zahlungsarten

[Ablauf eines normalen Verkaufs; angenommene Zahlungsarten wie bar, Karte, Gutschein, Rechnung; wie Kartenzahlungen erfasst werden]

2.3 Belegausgabe

[Wie der Beleg ausgegeben wird: Papier oder digital, etwa per QR-Code oder E-Mail; was gilt, wenn der Kunde keinen Beleg möchte]

2.4 Storno, Rückgabe, Rabatt

[Wie Fehleingaben, Stornos nach Bonabschluss, Rückgaben und Rabatte gebucht werden; wer das darf; ob ein Grund erfasst wird]

2.5 Einlagen, Entnahmen, Trinkgeld

[Wie Geldbewegungen ohne Verkauf erfasst werden: Wechselgeld-Einlage, Bankeinzahlung, Privatentnahme, Auszahlungen; Umgang mit Trinkgeld]

2.6 Trainingsmodus

[Ob ein Schulungs- oder Trainingsmodus genutzt wird, wer ihn einschalten darf und woran Trainingsbuchungen erkennbar sind; sonst: „wird nicht genutzt“]

2.7 Kassenabschluss

[Wann und von wem abgeschlossen wird; Zählung des Bargelds; Tagesabschluss (Z-Bon); Umgang mit Kassendifferenzen; Weg des Bargelds zur Bank]

3. Technische Systemdokumentation

Ausfüllhinweis: Je Kasse eine Zeile. Seriennummern und TSE-Angaben stehen meist in den Einstellungen der Kasse und auf jedem Beleg. Die technische Beschreibung des Herstellers führen Sie als Anlage auf, statt sie abzuschreiben.

3.1 Kassen und TSE

3.2 Mitteilung an das Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO)

Ausfüllhinweis: Die Mitteilung betrifft jede Kasse (Aufzeichnungssystem) der Betriebsstätte. Sie erfolgt elektronisch über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle, etwa über die Steuerberatung, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.

[Datum der Mitteilung je Kasse, Weg der Mitteilung, Ablageort der Bestätigung]

3.3 Angebundene Geräte und Schnittstellen

[Bondrucker, Kassenschublade, Kartenterminal, Waage, Kundendisplay; Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung, etwa im DATEV-Format; Warenwirtschaft, Onlineshop]

3.4 Stammdaten und Steuersätze

[Wer Artikel, Preise und Steuersätze anlegt und ändert, und wie Änderungen nachvollziehbar bleiben]

4. Betriebsdokumentation

Ausfüllhinweis: Wie der Betrieb der Kasse gesichert ist – Daten, Aufbewahrung, Datenzugriff bei einer Prüfung, Ausfälle, Zugriffsschutz.

4.1 Datensicherung

[Wo die Kassendaten gespeichert werden, etwa auf dem Gerät oder in der Cloud des Anbieters; wie oft und von wem gesichert wird]

4.2 Aufbewahrung

Ausfüllhinweis: Welche Frist für welche Unterlage gilt, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen Kasse; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

[Was wie lange wo aufbewahrt wird: Einzelaufzeichnungen, Tagesabschlüsse, Exporte, Bedienungsanleitungen, frühere Fassungen dieser Dokumentation]

4.3 Datenexport für Prüfungen

[Wer den Export im Format der DSFinV-K und den Export der TSE-Daten erstellt, wie lange das dauert und wie er übergeben wird]

4.4 Ausfall und Störungen

[Vorgehen bei Ausfall von TSE, Gerät, Drucker, Internet oder Strom; wie Ausfälle mit Beginn, Ende und Ursache festgehalten werden]

4.5 Zugriffsschutz

[Wer Zugang zu Kasse, Einstellungen und Auswertungen hat; Schutz durch PIN oder Passwort]

5. Internes Kontrollsystem

Ausfüllhinweis: Die GoBD verlangen Kontrollen, die eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden; ihre Beschreibung gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 100 und 102). Beschreiben Sie, wer was darf und wer was prüft.

5.1 Benutzer und Berechtigungen

[Ob jede Person mit eigenem Zugang oder eigener PIN kassiert; wer stornieren, rabattieren, die Kassenschublade ohne Verkauf öffnen und Einstellungen ändern darf]

5.2 Kontrollen

[Welche Kontrollen es gibt, wie oft und durch wen, etwa eine zweite Person beim Kassenabschluss, Abgleich der Bankeinzahlungen mit den Tagesabschlüssen, Durchsicht der Stornos und Kassendifferenzen; wie die Kontrolle festgehalten wird]

5.3 Einarbeitung

[Wie neue Mitarbeitende an der Kasse eingewiesen werden und wer das festhält]

6. Änderungsprotokoll

Ausfüllhinweis: Jede Änderung an Kassen, Software, TSE, Abläufen oder Zuständigkeiten kommt mit Datum hierher. Die Dokumentation wird versioniert, frühere Fassungen bleiben aufbewahrt (Rz. 154), damit für jeden Zeitraum nachvollziehbar bleibt, wie damals gearbeitet wurde.

Anlagen

Ausfüllhinweis: Führen Sie hier auf, worauf die Dokumentation verweist und wo es liegt.

• Bedienungsanleitung und technische Beschreibung des Kassenherstellers: [Ablageort]
• Angaben bzw. Zertifikat der TSE: [Ablageort]
• Bestätigungen der Mitteilungen an das Finanzamt: [Ablageort]
• Einrichtungsprotokolle, Wartungs- und Störungsnachweise: [Ablageort]
• Frühere Fassungen dieser Dokumentation: [Ablageort]