Die Kurzfassung
10 Jahre gelten für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen – dazu gehören die Kassendaten (Einzelaufzeichnungen, TSE-Export, DSFinV-K-Export) und die Verfahrensdokumentation. 8 Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025 für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge. 6 Jahre gelten für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen. Jede Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Z-Bons bewahren Sie am sichersten 10 Jahre auf.
Die drei Fristen seit 2025
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt – in der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3 AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 4 HGB) gleichlautend, für Rechnungen zieht § 14b UStG mit. Alles andere ist geblieben:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
- 8 Jahre: Buchungsbelege – also die Belege, auf denen eine Buchung beruht: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).
- 6 Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO).
Die acht Jahre gelten nicht erst für neue Belege, sondern für alle Buchungsbelege, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch lief (Art. 97 § 19a EGAO). Ausgenommen sind Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Für sie bleibt es bei zehn Jahren.
Wann die Frist beginnt
Keine Frist beginnt am Belegdatum. Sie startet mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung gemacht, das Inventar oder der Jahresabschluss aufgestellt oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Der Jahresabschluss 2016, aufgestellt 2017, darf deshalb erst ab dem 1. Januar 2028 weg. Eine Rechnung vom 15. März 2018 und eine vom 28. Dezember 2018 laufen deshalb gleich: Die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2026 – ab dem 1. Januar 2027 darf der Beleg weg.
Was am 1. Januar 2027 weg darf: die Kassen-Tabelle
Die Tabelle zeigt die Unterlagen, die rund um eine Kasse anfallen. Sie gilt, wenn keine Ablaufhemmung greift (siehe unten).
| Unterlage | Frist | Am 01.01.2027 darf weg |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnungen der Kasse (jeder Verkauf, jedes Storno, jede Einlage und Entnahme) | 10 Jahre | aus 2016 und früher |
| TSE-Export und DSFinV-K-Export | 10 Jahre | noch nichts – beides gibt es für Kassen erst seit der TSE-Pflicht 2020 |
| Z-Bons (Tagesabschlüsse) | 10 Jahre empfohlen, als Buchungsbeleg mindestens 8 Jahre | sicher: aus 2016 und früher |
| Kassenbuch (offene Ladenkasse) | 10 Jahre (Buch nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; manche Übersichten nennen 8) | sicher: aus 2016 und früher |
| Kassenberichte bei offener Ladenkasse | 10 Jahre empfohlen, als Buchungsbeleg mindestens 8 Jahre | sicher: aus 2016 und früher |
| Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle der Kasse | 10 Jahre (Organisationsunterlagen) | erst, wenn auch die Kassendaten weg dürfen, zu deren Verständnis sie nötig sind |
| Inventurlisten und Inventare | 10 Jahre | aufgestellt 2016 und früher |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | 8 Jahre | aus 2018 und früher |
| Geschäftsbriefe: Auftragsbestätigungen, angenommene Angebote, Geschäftskorrespondenz | 6 Jahre | aus 2020 und früher |
| Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind | bis zur Rechnung | sobald die Rechnung empfangen oder versandt ist |
| Kassenbons, die Kunden liegen lassen | keine Aufbewahrungspflicht | sofort – maßgeblich sind die Daten in der Kasse |
Sonderfall Z-Bon: acht oder zehn Jahre?
Für den Z-Bon nennt das Gesetz keine eigene Frist – entscheidend ist, wofür er im Betrieb dient. Als Beleg für die Buchung der Tageseinnahmen wird er verbreitet als Buchungsbeleg eingeordnet; die Aufbewahrungsübersichten der IHKs führen Kassenberichte entsprechend mit acht Jahren. Bei einer elektronischen Kasse sind die Daten des Tagesabschlusses aber zugleich Teil der Kassenaufzeichnungen: Im DSFinV-K-Export steht jeder Kassenabschluss als eigener Datensatz, und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren.
Unsere Empfehlung
Bewahren Sie Z-Bons zusammen mit den übrigen Kassendaten zehn Jahre auf. Digital kostet das kaum Platz, und die Abgrenzungsfrage stellt sich gar nicht erst. Bei einer elektronischen Kasse zählt die digitale Fassung – ein Ausdruck allein genügt nicht.
Wann Sie trotz abgelaufener Frist nichts löschen dürfen
Die Fristen sind Mindestfristen. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Typische Fälle:
- eine laufende oder angekündigte Außenprüfung,
- ein offenes Einspruchs- oder Klageverfahren,
- ein Steuerbescheid, der in einem Punkt vorläufig ergangen ist,
- eine Steuererklärung, die erst spät abgegeben wurde – die Festsetzungsfrist beginnt dann später.
Ob für einen Jahrgang noch etwas offen ist, weiß Ihre Steuerberatung. Eine kurze Rückfrage vor dem Löschen lohnt sich immer: Zu frühes Vernichten von Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO ist bußgeldbewehrt (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO), wenn dadurch Steuern verkürzt werden können. Bei E-Rechnungen muss die XML-Datei aufbewahrt werden, nicht nur ein PDF-Abbild (GoBD Rz. 119 in der Fassung vom 14.07.2025).
Kassenwechsel: Die alten Daten bleiben Ihre Pflicht
Wer das Kassensystem wechselt, muss die Daten der alten Kasse weiterhin zehn Jahre lang lesbar und maschinell auswertbar vorhalten – das Finanzamt darf bei einer Prüfung auf sie zugreifen (§ 147 Abs. 2 und 6 AO). Vor der Rückgabe oder Entsorgung des alten Systems gehören deshalb der DSFinV-K-Export und der TSE-Export in die eigene Ablage, zusammen mit der Verfahrensdokumentation und den Bedienungsanleitungen. Die Außerbetriebnahme des alten Systems melden Sie innerhalb eines Monats über ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO).
Vor dem Löschen: drei Prüfschritte
- Art und Jahrgang bestimmen. Welche Frist gilt für die Unterlage, und in welchem Jahr ist sie entstanden? Kassendaten und Belege desselben Jahres haben verschiedene Enddaten.
- Ablaufhemmung ausschließen. Bei der Steuerberatung nachfragen, ob für die betreffenden Jahre noch eine Prüfung, ein Einspruch oder ein vorläufiger Bescheid offen ist.
- Sicher vernichten. Papier mit Kunden- oder Mitarbeiterdaten in den Aktenvernichter oder zu einem zertifizierten Entsorger, digitale Daten so löschen, dass sie nicht wiederherstellbar sind. Personenbezogene Daten, für die kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht, sind zu löschen (Art. 17 DSGVO).
Was Kleinunternehmer an der Kasse sonst noch beachten müssen, steht im Ratgeber Kleinunternehmer und Kasse.
Häufige Fragen
Quellen & weiterführende Informationen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
- Art. 97 § 19a EGAO – Anwendung der Acht-Jahres-Frist auf ältere Belege
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 146a AO – elektronische Aufzeichnungssysteme, Mitteilung an das Finanzamt
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD, in der jeweils aktuellen Fassung, zuletzt geändert am 14.07.2025 (bundesfinanzministerium.de)
- IHK Region Stuttgart – Aufbewahrungspflichten und -fristen (Stand Januar 2025)
- Z-Bon – Glossar auf bispos.app
- GoBD – Glossar auf bispos.app
Stand: 24. Oktober 2026. Die Angaben gelten für Deutschland. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung – ob für einen Jahrgang eine Ablaufhemmung greift, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.