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Kleinunternehmer und Kasse: Umsatzgrenzen, Kassenbon und TSE

Wer elektronisch kassiert, braucht auch als Kleinunternehmer eine TSE – die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Kassenpflichten. Seit 2025 gelten neue Grenzen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Von Bernhard Binder, Gründer BISpicy  ·   ·  Recht & Fristen

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG seit 2025: Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro, im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro, schon der Umsatz, mit dem die 100.000 Euro überschritten werden, ist steuerpflichtig; mehr als 25.000 Euro im laufenden Jahr bedeuten Regelbesteuerung im Folgejahr; an der Kasse gelten TSE, Belegausgabe und Meldung trotzdem, auf dem Bon steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung statt Umsatzsteuer
Zwei Umsatzgrenzen entscheiden über die Umsatzsteuer – an den Pflichten der Kasse ändern sie nichts. Die Kleinunternehmerregelung bestimmt nur, ob auf dem Bon Steuer steht.

Die Kurzfassung

Umsatzsteuer: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihre Umsätze sind seit 2025 steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Kasse: TSE, Belegausgabe, Meldung beim Finanzamt und Kassennachschau gelten unabhängig davon (§ 146a AO). Bon: Statt Steuerbetrag und Steuersatz steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf. E-Rechnung: empfangen können ja, ausstellen müssen nein.

Die Grenzen seit 2025

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 ist die Kleinunternehmerregelung zum 1. Januar 2025 neu gefasst worden. Sie ist jetzt eine echte Steuerbefreiung, und die Grenzen sind gestiegen:

  • Vorjahr: Der Gesamtumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
  • Laufendes Jahr: Der Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Eine Prognose zu Jahresbeginn gibt es nicht mehr – maßgeblich ist, was tatsächlich umgesetzt wird.
  • Gründungsjahr: Wer im laufenden Jahr erst startet, bleibt nach Auffassung der Finanzverwaltung nur bis 25.000 Euro Gesamtumsatz steuerfrei.

Gezählt wird der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: die steuerbaren Umsätze des Unternehmers nach vereinnahmten Entgelten, ohne Umsatzsteuer und ohne den Verkauf von Anlagevermögen; bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen. Wichtig für die Kasse: Es zählt der Umsatz des ganzen Unternehmens – Ladenkasse, Onlineshop, Marktstand und Rechnungen zusammen, nicht nur das, was über die Kasse läuft.

Was passiert, wenn Sie eine Grenze überschreiten

Die beiden Grenzen wirken unterschiedlich – und genau hier passieren in der Praxis die Fehler:

  • 100.000 Euro im laufenden Jahr: Die Steuerbefreiung endet sofort. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist umsatzsteuerpflichtig – nicht erst der nächste und nicht erst ab dem Folgejahr.
  • 25.000 Euro im laufenden Jahr: Das laufende Jahr bleibt steuerfrei, solange 100.000 Euro nicht überschritten werden. Ab dem 1. Januar des Folgejahres fehlt aber die Voraussetzung „Vorjahr höchstens 25.000 Euro“ – dann gilt die Regelbesteuerung.
  • Gründungsjahr: Hier ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem 25.000 Euro überschritten werden.

Ein Beispiel

Ein Laden hat im Vorjahr 23.000 Euro umgesetzt und liegt Ende November bei 99.400 Euro. Am 2. Dezember verkauft er Ware für 900 Euro – damit steigt der Gesamtumsatz auf 100.300 Euro. Bereits dieser Verkauf ist umsatzsteuerpflichtig, ebenso alles danach. Weil das Jahr über 25.000 Euro lag, bleibt es im Folgejahr bei der Regelbesteuerung.

Für die Kasse heißt das: Ab dem Wechsel müssen Bons und Rechnungen Steuersatz und Steuerbetrag tragen, und die Umsatzsteuer wird beim Finanzamt angemeldet. Wer nahe an einer Grenze liegt, behält den Gesamtumsatz monatlich im Blick und bereitet die Umstellung der Steuersätze in der Kasse vor, bevor der Tag kommt. Die Kleinunternehmerregelung ist außerdem kein Zwang: Wer auf sie verzichtet, wird regelbesteuert und ist an diese Wahl mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Was auf den Kassenbon gehört

Die Pflichtangaben auf dem Kassenbon stehen in § 6 KassenSichV. Für Kleinunternehmer ändert sich eine Zeile: Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf den Beleg – etwa „Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Der Betrag steht als Gesamtsumme da, ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Alle übrigen Angaben bleiben: Name und Anschrift, Datum mit Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Ware, Transaktionsnummer, Seriennummern von Kasse und TSE, Signaturzähler und Prüfwert. Die vollständige Liste steht im Ratgeber Pflichtangaben auf dem Kassenbon.

Achtung bei der Einrichtung: Bleibt in der Kasse aus Versehen ein Steuersatz von 19 oder 7 Prozent hinterlegt, steht auf jedem Bon eine Umsatzsteuer. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, wenn der Kunde ein Unternehmer ist (§ 14c Abs. 1 UStG); bei Bons an Privatkunden sieht die Finanzverwaltung davon ab (BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Ein falscher Steuersatz in der Kasse bleibt trotzdem ein Fehler – prüfen Sie deshalb den ersten Bon nach der Einrichtung genau.

Rechnungen: vereinfacht und ohne Betragsgrenze

Für Rechnungen haben Kleinunternehmer seit 2025 eine eigene, verkürzte Liste der Pflichtangaben – ohne Betragsgrenze (§ 34a UStDV):

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Kunden,
  • Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung,
  • der Betrag in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht; für die eigene Ordnung ist sie trotzdem sinnvoll. Bei Beträgen bis 250 Euro genügt wie bei allen Unternehmern eine Kleinbetragsrechnung ohne Angaben zum Kunden (§ 33 UStDV) – an der Ladenkasse übernimmt diese Rolle meist der Bon. Möchte ein Geschäftskunde bei einem größeren Einkauf eine Rechnung, gehören sein Name und seine Anschrift dazu.

E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Selbst ausstellen müssen Kleinunternehmer sie dagegen nicht: § 34a UStDV erlaubt ihnen ausdrücklich, ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder, wenn der Kunde einverstanden ist (§ 14 Abs. 1 UStG), als PDF. Daran ändern auch die Stufen 2027 und 2028 nichts. Wie der Stufenplan für alle anderen aussieht, steht im Ratgeber E-Rechnung für Handel & Gastro.

TSE, Beleg und Meldung: Die Kassenpflichten gelten auch hier

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regel des Umsatzsteuerrechts. Die Pflichten rund um die Kasse stehen in der Abgabenordnung – und die kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Wer Verkäufe mit einer elektronischen Kasse erfasst, muss deshalb (§ 146a AO):

  • die Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen,
  • zu jedem Verkauf einen Beleg ausstellen und anbieten – der Kunde muss ihn nicht mitnehmen,
  • die Kasse innerhalb eines Monats nach der Anschaffung über ELSTER beim Finanzamt melden, ebenso später die Außerbetriebnahme,
  • mit einer unangekündigten Kassennachschau rechnen (§ 146b AO).

Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu verwenden, gibt es heute nicht. Kleinunternehmer dürfen auch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten – dann mit täglichem Kassenbericht statt TSE. Das soll sich ab 2028 ändern: Nach dem Kabinettsentwurf vom 23. September 2026 ist eine Kassenpflicht ab mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz geplant, gemessen an derselben Umsatzgröße wie bei der Kleinunternehmerregelung; wer im Jahr weniger als 12.000 Euro bar einnimmt, soll ausgenommen sein. Ein Gesetz ist das noch nicht – den Stand führt der Ratgeber zum Kassengesetz-Entwurf.

Checkliste: Kasse als Kleinunternehmer

  1. Steuerbefreiung hinterlegen: In der Kasse die Kleinunternehmerregelung bzw. einen steuerfreien Satz einstellen – keine 19 oder 7 Prozent.
  2. Bonhinweis prüfen: Steht der Hinweis auf § 19 UStG auf dem Bon, und fehlt jede Umsatzsteuerzeile? Den ersten Bon ausdrucken und gegenlesen.
  3. TSE und Meldung: TSE aktiv, Kasse innerhalb eines Monats über ELSTER gemeldet.
  4. Umsatz im Blick: Gesamtumsatz aller Verkaufswege monatlich addieren und die Umstellung mit der Steuerberatung vorbereiten, sobald sich 100.000 Euro abzeichnen.
  5. Aufbewahren: Auch ohne Umsatzsteuer gelten die Aufbewahrungsfristen – Kassendaten zehn Jahre, Rechnungen acht. Was wann weg darf, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Kasse und Belege.

Häufige Fragen

Ja, wenn Sie mit einer elektronischen Kasse arbeiten. Die TSE-Pflicht nach § 146a AO hängt nicht von der Umsatzsteuer ab und kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Belegausgabepflicht, Meldung beim Finanzamt und Kassennachschau gelten ebenso. Wer keine elektronische Kasse nutzt, sondern eine offene Ladenkasse führt, braucht keine TSE.

Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Gründungsjahr gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 Euro (BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Gezählt werden die vereinnahmten Entgelte der steuerbaren Umsätze des ganzen Unternehmens, ohne Umsatzsteuer und ohne den Verkauf von Anlagevermögen.

Die Steuerbefreiung endet sofort: Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist umsatzsteuerpflichtig, ebenso alle folgenden. Ab diesem Moment müssen Bons und Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Wer im laufenden Jahr über 25.000 Euro liegt, aber unter 100.000 Euro bleibt, ist im Folgejahr regelbesteuert.

Die üblichen Angaben nach § 6 KassenSichV – mit einer Abweichung: Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf dem Bon, zum Beispiel „Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Eine Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden.

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln – auf Papier oder, wenn der Kunde einverstanden ist, als PDF (§ 14 Abs. 1 UStG) –, auch nach den Stufen 2027 und 2028. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, wie jedes Unternehmen.

Ja. Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es derzeit nicht; mit einer offenen Ladenkasse gilt dann der tägliche Kassenbericht. Nach dem Kabinettsentwurf vom 23. September 2026 soll ab 2028 eine Kassenpflicht ab mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz gelten. Ein Gesetz ist das noch nicht.

Quellen & weiterführende Informationen

Stand: 24. Oktober 2026. Die Angaben gelten für Deutschland und die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in der Fassung ab dem 1. Januar 2025; die EU-weite Regelung nach § 19a UStG ist nicht Thema dieses Beitrags. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung – für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

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