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Kassennachschau: Ablauf, Rechte, Pflichten – gut vorbereitet statt überrascht

Der unangekündigte Kassen-Check des Finanzamts ist Routine, kein Drama. Wer die Abläufe kennt und die Kasse sauber führt, erlebt einen kurzen, unaufgeregten Termin.

Von Bernhard Binder, Gründer BISpicy  ·   ·  Recht & Prüfung

Was ist die Kassennachschau?

Seit 2018 darf das Finanzamt die Kassenführung ohne Ankündigung direkt im Geschäft überprüfen – das regelt § 146b der Abgabenordnung (AO). Anders als eine Betriebsprüfung braucht die Kassennachschau keine Prüfungsanordnung: Der Prüfer steht während der üblichen Geschäftszeiten im Laden, weist sich aus und sieht sich die Kasse an. Zulässig ist auch, dass er sich vorher als normaler Kunde umsieht und Testkäufe macht.

Die Nachschau betrifft jeden Betrieb mit Bargeldeinnahmen – vom Imbiss über den Einzelhandel bis zum Friseursalon. Sie ist keine Schikane, sondern die logische Ergänzung zur KassenSichV: Der Staat schreibt manipulationssichere Kassen vor und kontrolliert stichprobenartig, ob sie auch so betrieben werden.

So läuft eine Kassennachschau ab

  1. Beginn: Der Prüfer weist sich mit Dienstausweis aus und erklärt, dass eine Kassennachschau stattfindet. Ab jetzt gelten Mitwirkungspflichten.
  2. Sichtprüfung: Welches Kassensystem läuft? Ist eine TSE aktiv, werden Belege ausgegeben?
  3. Datenzugriff: Der Prüfer darf die Kassendaten einsehen und einen DSFinV-K-Export verlangen – das standardisierte Format, das jede konforme Kasse erzeugen können muss.
  4. Kassensturz (auf Verlangen): Der tatsächliche Bargeldbestand wird gezählt und mit dem Soll-Bestand laut Kasse verglichen.
  5. Unterlagen: Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Einrichtungsprotokolle – alles, was die Kassenführung nachvollziehbar macht.
  6. Abschluss: Ist alles plausibel, endet der Termin oft nach 30–60 Minuten. Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer ohne neue Anordnung zur Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO) – darauf muss er schriftlich hinweisen.

Die 30-Minuten-Checkliste: prüfungsfest in einem Rutsch

  • TSE aktiv und Zertifikat gültig? In BISpicy POS zeigt der TSE-Status das direkt an – abgelaufene Zertifikate sind der häufigste vermeidbare Mangel.
  • DSFinV-K-Export getestet? Einmal probeweise exportieren, bevor es der Prüfer verlangt.
  • Kasse gemeldet? Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt über ELSTER gemeldet sein (§ 146a Abs. 4 AO).
  • Belegausgabe aktiv? Jeder Verkauf braucht einen angebotenen Beleg – Papier oder digitaler Bon.
  • Verfahrensdokumentation greifbar? Kurzbeschreibung der Kassenabläufe, Einrichtung, Rechte – als PDF im Büro reicht.
  • Team gebrieft? Ausweis zeigen lassen, Inhaber anrufen, Zugang zur Kasse nicht verweigern.
  • Z-Bons vollständig? Tagesabschlüsse lückenlos – im Kassenjournal jederzeit abrufbar.

Ihre Rechte während der Nachschau

Mitwirkung ja – aber die Nachschau hat Grenzen: Sie findet in den Geschäftsräumen während der Geschäftszeiten statt, nicht in Privaträumen (außer mit Zustimmung). Sie dürfen sich den Dienstausweis zeigen lassen und den Namen notieren. Sie dürfen Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater sofort anrufen – der Prüfer muss aber nicht warten, bis diese eintreffen. Und: Ein normaler Kundenandrang rechtfertigt die Bitte, mit dem Datenzugriff kurz zu warten, bis die Schlange abgearbeitet ist.

So deckt BISpicy POS die Anforderungen ab

DSFinV-K-Export auf Knopfdruck, Cloud-TSE mit sichtbarem Status, lückenlose Z-Bons im Kassenjournal, Belegausgabe inklusive QR-Code (prüfbar mit dem kostenlosen Kassenbon-Check) und GoBD-konforme Archivierung – die Punkte der Checkliste sind damit Standard, keine Sonderaufgabe.

Häufige Fragen zur Kassennachschau

Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO findet ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten statt. Der Prüfer darf das Geschäft vorab auch als normaler Kunde beobachten und Testkäufe machen; sobald die eigentliche Nachschau beginnt, muss er sich ausweisen.

Den Datenzugriff auf die Kasse (DSFinV-K-Export), die Verfahrensdokumentation zur Kasse, Bedienungsanleitungen und auf Verlangen einen Kassensturz, also die Zählung des tatsächlichen Bargeldbestands im Vergleich zum Soll-Bestand laut Kasse.

Nein. Die Nachschau darf auch stattfinden, wenn nur Mitarbeitende vor Ort sind. Deshalb gehört eine kurze Anweisung ans Team: Ausweis zeigen lassen, Chef oder Chefin anrufen, dem Prüfer den Zugang zur Kasse nicht verweigern.

Der Prüfer kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zur regulären Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO); darauf muss er schriftlich hinweisen. Formale Mängel lassen sich meist erklären und beheben – wichtig ist, dass die Kassendaten vollständig, TSE-signiert und exportierbar sind.

Kasse prüfungsfest machen?

BISpicy POS erledigt TSE, DSFinV-K-Export, Z-Bons und Belegausgabe automatisch – die Kassen-App ist kostenlos, die Cloud-TSE gibt es ab 20 €/Monat.

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Quellen & weiterführende Informationen

Stand: 12. August 2026. Dieser Beitrag gibt den öffentlich zugänglichen Rechtsstand vereinfacht wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

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