Kurz-Definition
Der Z-Bon (von „Zähler-Bon", auch Z-Bericht oder Tagesabschlussbeleg) ist der täglich gedruckte Abschlussbeleg einer Kasse. Er fasst alle Verkäufe, Storni, Zahlungsarten und den Kassenbestand des Geschäftstags zusammen und setzt den Tageszähler auf Null zurück. Damit unterscheidet er sich vom X-Bon, der nur ein Zwischenbericht ist und nichts zurücksetzt. Pflicht-Bestandteil der Kassenführung im Sinne der GoBD.
Pflichtinhalt eines Z-Bons
Damit der Z-Bon die GoBD-Anforderungen unterstützt, muss er enthalten:
- Eindeutige Z-Bon-Nummer (fortlaufend, lückenlos)
- Datum und Uhrzeit der Abschlusserstellung
- Bezeichnung der Kasse (Hersteller, Modell, Seriennummer)
- Brutto-Tagesumsatz aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Aufschlüsselung der Zahlungsarten (Bar, Karte, Gutschein, Rechnung)
- Anzahl der Belege (Verkaufsbelege, Stornos)
- Kassen-Anfangsbestand und -Endbestand
- Eventuelle Differenz zwischen Soll-Bestand (laut Kasse) und Ist-Bestand (gezähltem Bargeld)
- Zusammenfassung der einzeln TSE-signierten Verkäufe des Tages
Z-Bon vs. X-Bon: der Unterschied
| Merkmal | X-Bon | Z-Bon |
|---|---|---|
| Zweck | Zwischenbericht (Auswertung) | Tagesabschluss (Pflicht) |
| Setzt Tageszähler zurück | nein | ja |
| Beliebig oft druckbar | ja, jederzeit | nein, einmal pro Tag |
| Pflicht-Beleg | nein | ja (GoBD) |
| Aufbewahrungspflicht | nein | ja – 10 Jahre empfohlen, als Buchungsbeleg mindestens 8 |
| Typischer Anlass | Schichtwechsel, Zwischenkontrolle | Tagesende, Kassenschluss |
Aufbewahrung: 10 Jahre empfohlen, mindestens 8
Z-Bons sind nach § 147 AO aufbewahrungspflichtig. Eine eigene Frist nennt das Gesetz für sie nicht: Als Beleg für die Buchung der Tageseinnahmen wird der Z-Bon verbreitet als Buchungsbeleg eingeordnet, und für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 8 Jahre. Bei einer elektronischen Kasse gehören die Daten des Tagesabschlusses aber zugleich zu den Kassenaufzeichnungen (im DSFinV-K-Export als Kassenabschluss), und Aufzeichnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Unsere Empfehlung: Bewahren Sie Z-Bons zusammen mit den Kassendaten 10 Jahre auf – dann stellt sich die Abgrenzungsfrage nicht. Aufbewahrt wird im Format der Erstellung: Bei einer elektronischen Kasse zählt die digitale Fassung, ein Ausdruck allein genügt nicht; wer nur einen Papier-Bon hat, bewahrt ihn auf (bei Thermopapier mit dem Problem des Verblassens). Was für die übrigen Unterlagen gilt und was am 1. Januar 2027 weg darf, zeigt der Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Kasse und Belege.
Bei Thermopapier-Z-Bons: Da Thermopapier nach 1-2 Jahren verblasst, empfehlen Steuerberater entweder den Z-Bon zusätzlich auf normalem Papier zu kopieren oder die digitale Variante zu nutzen. BISpicy POS überträgt jeden Z-Bon beim Abschluss automatisch als PDF an Ihr BISpicy-Konto. Als PDF exportieren können Sie jeden Z-Bon in der Kasse (Verkaufshistorie), während der Vertragslaufzeit und bis 30 Tage danach, und ihn in Ihrer eigenen Ablage für die gesetzliche Frist aufbewahren.
Wie oft muss ein Z-Bon gemacht werden?
- Pflicht: mindestens einmal pro Geschäftstag, an dem die Kasse benutzt wurde
- Empfehlung: jeden Tag zum Geschäftsschluss, auch wenn nichts verkauft wurde („Null-Z-Bon")
- An Tagen ohne Geschäft: kein Z-Bon nötig (Kasse war nicht aktiv)
- Bei Schichtwechsel: X-Bon reicht, Z-Bon nur am Tagesende
Wer macht den Z-Bon?
Typisch der Inhaber, Geschäftsführer oder ein autorisierter Mitarbeiter mit Berechtigung. In BISpicy POS ist der Z-Bon-Vorgang an die Mitarbeiterrolle gekoppelt – nur Rollen mit den Rechten „Z-Bon erstellen“ und „Kasse schließen“ können ihn ausführen. Ab Werk hat beide nur der Super-Admin; eigenen Rollen geben Sie die Rechte in der Rollenverwaltung der Kasse.
Kassendifferenz im Z-Bon
Wenn beim Bargeld-Zählen am Tagesende der gezählte Betrag vom Soll-Betrag (laut Kasse) abweicht, entsteht eine Kassendifferenz. Diese muss im Z-Bon dokumentiert werden – nicht versteckt. BISpicy POS fragt vor dem Z-Bon-Druck nach dem gezählten Bargeld und zeigt die Differenz transparent. Bei Differenzen über 5 € fordert die App eine Begründung (Wechselgeld-Fehler, Trinkgeld-Entnahme, Schwund). Diese Begründung ist GoBD-relevant.
Z-Bon und DSFinV-K-Export
Bei einer Betriebsprüfung wird nicht nur der Z-Bon-Ausdruck verlangt, sondern auch der DSFinV-K-Export für den entsprechenden Zeitraum. Der DSFinV-K-Export enthält pro Z-Bon eine eigene Datei (cashpointclosing.csv mit Kopfdaten + verbundene CSVs für Transaktionen, Steuern, Zahlungsarten).
Z-Bon in BISpicy POS
Der Z-Bon-Druck in BISpicy POS läuft strukturiert: 1) App fragt nach gezähltem Bargeld inkl. Stückelung. 2) Berechnet Differenz zum Soll. 3) Bei Differenz: Begründung erforderlich. 4) Z-Bon wird gedruckt und automatisch als PDF an Ihr BISpicy-Konto übertragen (unabhängig vom Cloud-Backup). 5) Tageszähler wird zurückgesetzt. Bei Multi-Master-Setups (mehrere Kassen): Jede Kasse macht ihren eigenen Z-Bon, plus ein Sammel-Z-Bon über alle Kassen ist optional. Mehr Details auf Kassenführung in der Doku.
Stand: 24. Oktober 2026. Verbindlich sind §§ 146, 147 AO, GoBD und KassenSichV in ihrer jeweils aktuellen Fassung. Diese Erklärung ersetzt keine steuerliche Beratung.