Wann es den digitalen Bewirtungsbeleg gibt
Der digitale Bon ist die Quittung, die Ihr Gast per QR-Code oder E-Mail-Link auf dem Handy öffnet. Bei Betrieben der Branche Restaurant, Café oder Imbiss in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden steht darunter zusätzlich der Knopf „Bewirtungsbeleg (PDF)“. Er liefert einen Vordruck, in den der Gast Anlass und Teilnehmer selbst einträgt.
- Fest im PDF: Betrieb und Anschrift, Tag und Uhrzeit, Bon-Nummer, Rechnungsbetrag mit enthaltener MwSt., Zahlart und die Angaben der Sicherheitseinrichtung (TSE) mit QR-Code, wie im digitalen Bon.
- Leer zum Ausfüllen: Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen, Gastgeber/Firma, Ort und Datum sowie ein Feld für die Unterschrift.
- Nichts wird gespeichert: Was der Gast einträgt, bleibt in seiner Datei. Es geht weder an Ihren Betrieb noch an BISpicy.
So kommt der Gast an das PDF
1Digitalen Bon öffnen
Nach dem Bezahlen scannt der Gast den QR-Code des digitalen Bons, etwa am Kundendisplay oder am Kellner-Gerät über „Digital: QR-Code“. Alternativ bekommt er den Link per E-Mail, am Kellner-Gerät über „Versenden: E-Mail“. Eine Anmeldung braucht der Gast nicht.
2„Bewirtungsbeleg (PDF)“ antippen
Unter dem Bon stehen „Als PDF herunterladen“, „Rechnung (A4) herunterladen“ und „Bewirtungsbeleg (PDF)“. Der Knopf öffnet den Vordruck als PDF (eine Seite A4), mit dem Dateinamen „Bewirtungsbeleg_Datum_Bonnummer.pdf“.
Ausfüllen und aufbewahren
3Felder ausfüllen und speichern
Der Gast öffnet das PDF in einer PDF-App mit Formularfunktion und füllt die Felder unter „Vom Gast auszufüllen“ aus. Die grauen Hilfetexte sagen, was hineingehört, zum Beispiel beim Anlass: „Konkreten Anlass nennen, z. B. Vertragsverhandlung Projekt … oder Angebot Nr. … mit Firma …; allgemeine Angaben reichen nicht“. Danach speichert er die Datei oder druckt sie aus.
4Unterschreiben und zusammen mit dem Bon aufbewahren
Erst mit den Angaben und der Unterschrift wird der Vordruck zum Bewirtungsnachweis. Füllt der Gast ihn digital aus, sorgt er selbst für eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, zeitnahe Angaben und eine unveränderbare Aufbewahrung zusammen mit dem Kassenbon derselben Bon-Nummer. Im Zweifel fragt er seine Steuerberatung. Der Vordruck ersetzt den Kassenbon nicht.
Bewirtung über 250 €
Liegt der Rechnungsbetrag in Deutschland über 250 €, steht im PDF zusätzlich: „Der Rechnungsbetrag liegt über 250 €. Für den Betriebsausgabenabzug muss die Rechnung dann den Namen des Bewirtenden (Person oder Unternehmen) als Leistungsempfänger enthalten; ein in diesen Vordruck eingetragener Name ersetzt das nicht. Bitten Sie den Betrieb um eine Rechnung auf diesen Namen.“ Bei genau 250,00 € erscheint der Hinweis nicht. In Österreich steht ein entsprechender Hinweis über 400 €: Die Rechnung muss dann Name und Anschrift des Leistungsempfängers enthalten (§ 11 UStG 1994). In der Schweiz und den Niederlanden gibt es keine solche Schwelle.
Wenn es nicht klappt
| Was Sie sehen | Woran es liegt und was hilft |
|---|---|
| Im digitalen Bon fehlt der Knopf „Bewirtungsbeleg (PDF)“. | Er erscheint nur bei der Branche Restaurant, Café oder Imbiss und nur in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden. Prüfen Sie die Branche in den Firmeneinstellungen der Kasse (Firmeninformationen) oder im Kundencenter unter Kassen → Einstellungen → Betrieb → Firmendaten → „Branche“. In anderen Ländern gibt es keine Bewirtungsbeleg-Form, dort fehlt der Knopf bewusst. |
| Am Android-Handy lassen sich die Felder nicht ausfüllen, das PDF wird nur angezeigt. | Der PDF-Betrachter von Chrome zeigte die Felder in unserem Test an einem Android-Tablet nicht zum Ausfüllen an. Das PDF herunterladen und in einer PDF-App öffnen, die Formulare ausfüllen kann. |
| Beim schnellen Mehrfachtippen kommt kurz kein PDF. | Der Server erzeugt das PDF je Bon nacheinander und lehnt gleichzeitige Abrufe kurz ab. Einen Moment warten und erneut antippen. |