Die Kurzfassung
Die Belegausgabepflicht bleibt – nur die Form dreht sich um. Statt „immer drucken, außer der Kunde verzichtet" gilt künftig „digital bereitstellen, außer der Kunde möchte Papier". Ob Ihre Kasse das kann, ist eine Frage der Software, nicht der Hardware. Und es ist noch kein Gesetz: Das Bundeskabinett hat den Entwurf am 23. September 2026 beschlossen, Bundestag und Bundesrat stehen aus. Wer sich fragt, ob sich jetzt noch ein Bondrucker lohnt: Die Antwort steht weiter unten – kurz gesagt wird er 2028 nicht überflüssig, nur seltener gebraucht.
Was der Entwurf ändert – und was nicht
Die Belegausgabepflicht gibt es seit 2020. Sie besagt: Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss jedem Kunden einen Beleg zur Verfügung stellen – unabhängig davon, ob der ihn haben will. In der Praxis führte das zu Bergen von Thermopapier in den Papierkörben neben der Kasse.
Genau hier setzt der Entwurf an, den das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen hat. Er streicht nicht die Pflicht, sondern die Papierform als Regelfall. Ab 2028 soll gelten:
- Der Beleg wird digital bereitgestellt – etwa per QR-Code auf dem Kassendisplay, per Download-Link oder im Kundenkonto, in einem standardisierten Datenformat.
- Eine Papierquittung gibt es auf Wunsch. Wer sie will, hat Anspruch darauf.
- Das gilt grundsätzlich für alle, die elektronisch kassieren – nicht nur für Betriebe, die neu unter die Kassenpflicht fallen. Eine Grenze von 30 €, unter der kein Beleg nötig wäre, sah nur der Juni-Entwurf vor; sie ist nicht mehr enthalten.
- Die Pflichtangaben ändern sich nicht. Was heute auf dem Bon stehen muss, muss auch im digitalen Beleg stehen – nachzulesen im Ratgeber zu den Pflichtangaben auf dem Kassenbon.
Was der Entwurf nicht vorsieht: eine Pflicht zur Kunden-App, einen Zwang zum Kundenkonto oder die Weitergabe personenbezogener Daten. Das Kundenkonto ist einer von mehreren Wegen, kein Muss; nach der Berichterstattung zum Referentenentwurf soll der Beleg ohne Anmeldung abrufbar sein. Welche technischen Einzelheiten am Ende gelten, steht erst mit dem beschlossenen Gesetz fest. Das ist kein Nebensatz, sondern der Punkt, an dem sich die Lösungen am Markt unterscheiden werden.
Zwei QR-Codes, die man nicht verwechseln darf
In der Berichterstattung verschwimmen zwei Dinge, die technisch nichts miteinander zu tun haben:
| TSE-QR-Code (heute) | Beleg-QR-Code (geplant) | |
|---|---|---|
| Wofür | Echtheitsnachweis der Kasse | Ersetzt den Papierausdruck |
| Für wen | Finanzverwaltung, etwa bei der Kassennachschau | Den Kunden |
| Inhalt | Signaturdaten der TSE: Transaktionsnummer, Zähler, Zeitstempel, Signatur | Verweis auf den lesbaren Beleg |
| Seit / ab | Optional seit 2020, empfohlen im DSFinV-K-Standard | Geplant ab 2028 |
Beide können nebeneinander stehen. Wenn Sie wissen wollen, was in dem Code auf Ihrem eigenen Bon steckt: Mit dem kostenlosen QR-Code-Prüfer lesen Sie ihn direkt im Browser aus – ohne App und ohne dass die Daten unser Haus je erreichen.
Was heute schon erlaubt ist
Ein häufiges Missverständnis: Viele Betriebe glauben, der digitale Beleg sei bis 2028 verboten. Das ist er nicht. Schon heute darf der Beleg elektronisch ausgegeben werden – er muss dem Kunden in einem gängigen Format zur Verfügung stehen, und die Bereitstellung darf an keine Bedingung geknüpft sein (kein Kundenkonto, keine App-Installation).
Ein Unterschied bleibt aber, und er ist genau der, den der Entwurf umdreht: Nach der derzeitigen Verwaltungsauffassung setzt der elektronische Beleg die Zustimmung des Kunden voraus. Heute ist Papier also der Regelfall und digital die Ausnahme, der zugestimmt wird – ab 2028 soll es umgekehrt sein.
Nebenbei: Bonrollen sind ein echter Posten
Ein Betrieb mit 150 Bons am Tag kommt im Jahr auf rund 55.000 Belege. Je nach Bonlänge sind das etwa 60 bis 80 Rollen – Materialkosten im niedrigen dreistelligen Bereich, dazu Lagerhaltung und das Nachlegen im laufenden Betrieb. Wer den Anteil der Kunden, die kein Papier möchten, auch nur halbiert, merkt das.
Lohnt sich jetzt überhaupt noch ein Bondrucker?
Das ist die Frage, die sich gerade jeder stellt, der ohnehin vor einer Neuanschaffung steht: Kaufe ich mir für die anderthalb Jahre bis 2028 noch einen Drucker – oder sitze ich das aus? Die ehrliche Antwort hat zwei Teile.
Aussitzen geht nicht ganz. Solange der elektronische Beleg die Zustimmung des Kunden braucht, müssen Sie für alle anderen einen Beleg bereitstellen können. Bei reiner Stammkundschaft oder im B2B-Geschäft lässt sich das über E-Mail lösen. Bei Laufkundschaft – Imbiss, Kiosk, Marktstand – wird immer jemand dabei sein, der einen Zettel in die Hand nehmen will.
Der Drucker ist aber keine Wegwerf-Investition. Das ist der Punkt, der in der Debatte untergeht: Auch nach 2028 bleibt Papier auf Nachfrage Pflicht. Ein Bondrucker wird also nicht überflüssig, er wird nur seltener gebraucht – statt bei jedem Verkauf nur noch dann, wenn jemand danach fragt. Geräte ab etwa 80 Euro halten in der Praxis Jahre; die Ersparnis liegt nicht im Gerät, sondern im Papier.
Die pragmatische Antwort
Wenn Sie heute keinen Drucker haben und ohne zurechtkommen – warten Sie ab, die Regel kommt Ihnen entgegen. Wenn Sie einen brauchen, kaufen Sie ihn ohne schlechtes Gewissen: Er wird 2028 nicht verboten, sondern nur entlastet. Was Sie in aller Regel nicht brauchen, ist eine neue Kasse – der digitale Beleg ist ein Software-Merkmal, sofern Ihre Kasse noch Updates bekommt.
Drei Dinge, die Sie jetzt prüfen sollten
Es gibt keinen Grund zur Eile – aber es gibt drei Fragen, deren Antwort Sie kennen sollten, bevor 2028 näherrückt:
- Kann meine Kasse einen digitalen Beleg ausgeben? Fragen Sie Ihren Anbieter konkret – nicht „ist die Kasse zukunftssicher?", sondern „gibt sie einen Beleg per QR-Code oder E-Mail aus, und ab welcher Version?" Eine schriftliche Antwort ist mehr wert als eine mündliche.
- Bekommt meine Kasse überhaupt noch Updates? Das ist die eigentliche Sollbruchstelle. Geschlossene Kassenterminals älterer Bauart erhalten oft keine Aktualisierungen mehr – dann ist der digitale Beleg keine Einstellung, sondern ein Gerätewechsel. Wer diese Antwort früh kennt, kann in Ruhe planen statt kurzfristig zu kaufen.
- Braucht der Kunde dafür eine App? Wenn die angebotene Lösung ein Kundenkonto oder eine Händler-App voraussetzt, löst sie die Aufgabe nur halb – und legt Ihnen eine Datenschutzfrage in den Weg, die Sie nicht brauchen.
Was nicht nötig ist
Weil die Schlagzeilen der letzten Wochen einen anderen Eindruck erweckt haben, hier die Gegenprobe. Für den digitalen Beleg brauchen Sie keine neue Kassenhardware, keinen zweiten Bildschirm für Kunden (der QR-Code kann auf dem vorhandenen Display stehen) und keine Kunden-App. Wie sich die Kostenwarnungen bei genauem Hinsehen auflösen, steht im Ratgeber Digitaler Bon ab 2028.
In BISpicy POS ist der digitale Beleg bereits enthalten: QR-Code am Display, Beleg ohne App und ohne Konto abrufbar, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail. Kunden mit Android-Gerät können ihn per NFC in die Google Wallet übernehmen.
Sie möchten das nicht selbst einrichten?
Unser Einrichtungsservice ist kostenlos: Wir richten Kasse, TSE und Belegausgabe gemeinsam mit Ihnen ein – und bleiben danach ansprechbar, statt Sie mit einer Anleitung allein zu lassen.
Fazit: ein Formwechsel, kein Kraftakt
Der Entwurf dreht die Voreinstellung um – vom Papier als Regelfall zum digitalen Beleg als Regelfall. Für Betriebe mit einer Kasse, die Updates bekommt, ist das ein Software-Thema und im Zweifel eine Einstellung. Aufwendig wird es nur dort, wo ein geschlossenes Altgerät im Weg steht. Genau deshalb lohnt es sich, die drei Fragen oben jetzt zu stellen und nicht im Herbst 2027.
Wir aktualisieren diesen Beitrag bei jeder weiteren Stufe des Verfahrens. Stand 24. September 2026: Der Kabinettsbeschluss vom 23. September ist eingearbeitet, als Nächstes folgen Bundestag und Bundesrat. Den jeweils aktuellen Stand führen wir zusätzlich auf der Seite zur Registrierkassenpflicht 2028 mit.
Häufige Fragen
Quellen & weiterführende Informationen
- BMF-Pressemitteilung Nr. 19/2026 (23.09.2026): Kabinett beschließt Gesetzentwurf zu digitalen Belegen und digitalen Kassen
- Bundesregierung (23.09.2026): Digitale Belege ersetzen Papierbons
- Haufe: Belegbereitstellungspflicht statt Belegausgabepflicht – Beleg im standardisierten Datenformat
- § 146a AO – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme (gesetze-im-internet.de)
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – Belegausgabepflicht
- ZDFheute (08/2026): Der Kassenbon soll digital werden
- Wetterauer Zeitung / RND (16.08.2026): Reaktionen von Handel, Bäckerhandwerk und Verbraucherzentrale auf den Entwurf
- Digitaler Bon ab 2028: Warum die Warnung vor hohen Kosten nicht für alle gilt
- Registrierkassenpflicht 2028 – laufend aktualisierter Stand auf bispos.app
Stand: 24. September 2026. Grundlage ist der Regierungsentwurf, den das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen hat (Pressemitteilung des Bundesfinanzministeriums, Bundesregierung), sowie für ältere Angaben der Referentenentwurf vom 7. August 2026 und die Berichterstattung darüber. Ein beschlossenes Gesetz gibt es noch nicht – maßgeblich ist erst die verabschiedete Fassung. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.