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Inventur & Jahresabschluss mit der Kasse: die Q4-Checkliste

Zwischen Weihnachtstrubel und Jahreswechsel wartet auf viele Betriebe noch die Inventur. Mit einem Plan ab Oktober wird aus der gefürchteten Nachtschicht ein Vormittag – und aus Ladenhütern wird vorher noch Umsatz.

Von Bernhard Binder, Gründer BISpicy  ·   ·  Kassenpraxis

Inventur & Jahresabschluss mit der Kasse: die Q4-Checkliste

Wer muss überhaupt zählen?

Die handelsrechtliche Inventurpflicht (§ 240 HGB) trifft Kaufleute, die bilanzieren – GmbH und UG immer. Kleine Einzelkaufleute sind befreit (§ 241a HGB: höchstens 600.000 € Umsatz und 60.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen); wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, muss handelsrechtlich nicht zählen. Trotzdem lohnt die Zählung fast immer: Sie deckt Schwund auf und stellt die Bestände in der Kasse fürs neue Jahr richtig. Was für Ihren Betrieb gilt, klärt am besten Ihre Steuerberatung.

Artikelübersicht mit Beständen in BISpicy POS
Die Soll-Basis für die Zählung: Bestände, die die Kasse bei jedem Verkauf automatisch fortschreibt – je sauberer gepflegt, desto kürzer der Zähltag.

Die Checkliste: von Oktober bis zum Zähltag

Oktober Termin und Team festlegen

  • Zeitfenster wählen: Die Stichtagsinventur darf bis zu zehn Tage vor oder nach dem 31.12. stattfinden (21.12.–10.01.). Wer mehr Luft braucht: Die verlegte Inventur (§ 241 HGB) erlaubt eine Zählung drei Monate vor bis zwei Monate nach dem Stichtag – mit Fortschreibung der Bestände.
  • Zählbereiche festlegen (Verkaufsraum, Lager, Schaufenster) und Verantwortliche je Bereich benennen.
  • Artikelstamm aufräumen: Dubletten zusammenführen, ausgelaufene Artikel deaktivieren – jede Leiche im Stamm ist am Zähltag eine Rückfrage. Auf Wunsch übernimmt das Aufräumen der kostenlose Einrichtungsservice – die kostenlose Betreuung gilt nicht nur bei der Ersteinrichtung.

November Ladenhüter zu Umsatz machen

  • Bestandsliste nach Ladenhütern durchsehen: Was seit Monaten liegt, wird nicht bei der Inventur wertberichtigt, sondern vorher im Weihnachtsgeschäft rabattiert – wie das an der Kasse geordnet läuft, steht im Beitrag Kasse im Weihnachtsgeschäft.
  • Bruch, Eigenverbrauch und Retouren sauber ausbuchen statt „später mal".
  • Offene Wareneingänge verbuchen – was im System fehlt, wird am Zähltag zur Differenz.

Dezember Zählung vorbereiten

  • Zähllisten bzw. Geräte je Bereich vorbereiten; Zweierteams einteilen (eine Person zählt, eine erfasst).
  • Team briefen: Gezählt wird, was da ist – nicht, was das System behauptet. Die Soll-Zahlen bleiben beim Zählen verdeckt.
  • Letzte Lieferungen vor dem Stichtag komplett erfassen; klare Regel für Ware, die zwischen Zählung und Stichtag verkauft wird.

Zähltag Zählen, klären, korrigieren

  • Bereich für Bereich abarbeiten, fertige Bereiche markieren – nichts doppelt, nichts vergessen.
  • Differenzen dokumentieren (Artikel, Soll, Ist, mutmaßliche Ursache) und erst nach Klärung im System korrigieren.
  • Ergebnis mit Datum und Unterschrift ablegen – das Inventar gehört zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und in die Verfahrensdokumentation gehört der Ablauf.
Berichte-Übersicht in BISpicy POS
Ladenhüter finden statt abschreiben: Die Berichte zeigen rechtzeitig vor dem Weihnachtsgeschäft, was im Regal liegen bleibt.

Was Kasse und Warenwirtschaft beitragen

Die Kasse nimmt der Inventur die halbe Arbeit ab, bevor sie beginnt: Jeder Verkauf schreibt den Bestand automatisch fort – auch je Standort, wenn mehrere Geräte und Filialen im Spiel sind. Damit steht die Soll-Basis für die Zählung ohne Zusatzaufwand bereit. Bestandsführung, Wareneingänge und Korrekturbuchungen laufen über die angebundene BISpicy ERP Warenwirtschaft. Die einfache Wahrheit dahinter: Je sauberer unterjährig gebucht wird, desto langweiliger ist der Zähltag – und langweilig ist bei der Inventur genau das Ziel.

Häufige Fragen

Die handelsrechtliche Inventurpflicht (§ 240 HGB) trifft Kaufleute, die bilanzieren – etwa GmbHs und UGs. Kleine Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss haben; wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, muss handelsrechtlich nicht zählen. Sinnvoll ist eine Zählung trotzdem: Sie deckt Schwund auf und stellt die Bestände in der Kasse fürs neue Jahr richtig. Was im Einzelfall gilt, klärt die Steuerberatung.

Nein. Bei der Stichtagsinventur wird eine Zählung innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag nicht beanstandet – das Fenster reicht also etwa vom 21. Dezember bis zum 10. Januar. Daneben erlaubt § 241 HGB die verlegte Inventur (drei Monate vor bis zwei Monate nach dem Stichtag, mit Fortschreibung der Bestände) und die permanente Inventur, bei der übers Jahr verteilt gezählt wird.

Erst dokumentieren, dann klären, dann korrigieren: Jede Differenz mit Artikel, Soll, Ist und mutmaßlicher Ursache notieren (Bruch, Schwund, Fehlbuchung, vergessener Wareneingang). Erst nach der Klärung wird der Bestand im System korrigiert – so bleibt nachvollziehbar, warum sich der Bestand geändert hat, und wiederkehrende Ursachen fallen auf.

Ja, vor allem vorab: Die Kasse schreibt die Bestände bei jedem Verkauf automatisch fort – auch je Standort – und liefert damit die Soll-Basis für die Zählung. Bestandsführung, Wareneingänge und Korrekturbuchungen laufen über die angebundene BISpicy ERP Warenwirtschaft. Je sauberer unterjährig gebucht wurde, desto kleiner sind die Differenzen am Zähltag.

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Quellen & weiterführende Informationen

Stand: 19. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung – für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

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