Tischverwaltung im Gastro-Betrieb

Überblick

Die Tischverwaltung ist das Herzstück des Gastro- und Tischservice-Betriebs in BISpicy POS. Statt loser Verkäufe arbeiten Sie mit einem digitalen Tischplan, der Ihren Gastraum abbildet und jederzeit zeigt, welcher Tisch frei, besetzt oder reserviert ist.

Jeder Tisch trägt diese Eigenschaften:

Schritt 1: Tische anlegen

Bevor Sie Gäste an Tische setzen, legen Sie Ihren Gastraum als digitalen Plan an. Das geht direkt an der Kasse (Tischplan-Editor über das Stift-Symbol) oder bequem im Kundencenter.

1Tischverwaltung einschalten

Den Tischplan zeigt die Kasse erst, wenn unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsmodus der Schalter „Tischverwaltung“ an ist. Danach steht „Tischplan“ in der linken Leiste. Fehlt der Eintrag, ist dieser Schalter aus.

2Bereiche anlegen

Öffnen Sie den Tischplan, tippen Sie oben rechts auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) und dann auf das Ebenen-Symbol „Zonen“. Unter „Räume verwalten“ tragen Sie den Namen ein, etwa „Biergarten“, und tippen auf „Raum hinzufügen“. Jeder Raum erscheint oben im Tischplan als eigener Bereich.

Einen Raum entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol daneben. Seit Kasse 1.3.17 fragt die Kasse vorher „Raum löschen?“ und erklärt, was passiert: Der Raum wird ausgeblendet, seine Tische und offenen Rechnungen bleiben erhalten und stehen danach ohne Bereich unter „Alle“. War der Raum gerade gewählt, wechselt die Tischübersicht auf „Alle“, an der Hauptkasse wie an den Kellner-Geräten. Seit Kasse 1.3.19 löscht die Kasse einen Raum nicht, solange an einem seiner Tische eine Bestellung offen ist oder eine Reservierung ansteht, auch wenn Sie „Raum löschen?“ bestätigt haben. Der Raum bleibt dann in der Liste, und unten am Bildschirm erscheint kurz, an welchem Tisch etwas offen ist; die Meldung liegt teils hinter dem Fenster „Räume verwalten“. Kassieren oder verlegen Sie zuerst, was an diesem Tisch offen ist.

3Zehn Tische auf einmal: „10 Standard-Tische“

Wählen Sie oben den neuen Bereich. Ist er noch leer, zeigt die Kasse „Noch keine Tische angelegt“ und bietet „10 Standard-Tische“ an. Ein Tipp legt zehn Tische in genau diesem Bereich an. Die Kasse nimmt dafür die niedrigsten freien Tischnummern, die Nummern gelöschter Tische zuerst: Sind T01 bis T10 schon in einem anderen Bereich vergeben, entstehen T11 bis T20. Haben Sie dagegen Tische gelöscht, entstehen wieder T01, T02 … ohne Lücke. Ein gelöschter Tisch mit offener Bestellung oder anstehender Reservierung behält seine Nummer, die Kasse überspringt sie. Tische in anderen Bereichen bleiben unverändert. Gelöschte Nummern vergibt die Kasse seit Version 1.3.12 wieder, vorher zählte sie oben weiter (T11 statt T01). Jeden leeren Bereich füllen kann sie seit Kasse 1.3.3, vorher nur den ersten.

Gleiche Namen: Die neuen Tische heißen zunächst „Tisch 1“ bis „Tisch 10“, auch wenn ein anderer Bereich schon Tische mit diesen Namen hat. Geben Sie ihnen im Bearbeiten-Modus eindeutige Anzeigenamen, etwa „Biergarten 1“, damit das Team sie nicht verwechselt. Passiert in einem zweiten Bereich beim Tipp nichts, läuft auf dem Gerät noch eine Kasse vor 1.3.3: bitte aktualisieren.

7Tisch löschen

Tippen Sie im Bearbeiten-Modus auf den Tisch und im Fenster „Tisch bearbeiten“ auf „Löschen“. Bei einem freien Tisch fragt die Kasse „Tisch … löschen?“. Nach dem Bestätigen verschwindet er aus dem Tischplan, und seine Nummer ist wieder frei.

Seit Kasse 1.3.19 löscht die Kasse keinen Tisch, an dem eine Bestellung offen ist oder eine Reservierung ansteht, auch wenn ein Kellner-Gerät die Bestellung führt. Statt der Frage nennt sie den Grund und den Ausweg: die Bestellung kassieren oder mit „Tisch wechseln“ an einen anderen Tisch setzen bzw. die Reservierung verlegen oder stornieren. Danach lässt sich der Tisch löschen.

Schritt 2: Den Tischplan im Blick behalten

Der Tischplan an der Kasse zeigt alle Tische auf einen Blick. Über die Status-Farben erkennt Ihr Service-Team sofort, was an jedem Tisch los ist. Oben fasst eine Legende zusammen, wie viele Tische frei, besetzt oder reserviert sind.

Pro Tisch sehen Sie direkt:

• Tischnummer und Status (z. B. „Besetzt", „Frei", „Reinigung").
• Gästezahl in Bezug auf die Kapazität, etwa 2/4.
• Laufender Bestellwert in Euro für besetzte Tische.

Der gewählte Bereich bleibt gewählt

Über die Leiste oben zeigen Sie nur einen Bereich, etwa „Terrasse“. Seit Kasse 1.3.13 merkt sich jedes Gerät diese Wahl: Sie bleibt nach der Rückkehr aus einem Tisch, nach dem Ab- und Anmelden und nach einem Neustart erhalten, an der Hauptkasse wie an den Kellner-Geräten. Mit eingeschaltetem visuellem Tischplan gilt das auch für die Wahl zwischen Raster- und Planansicht. Wird der gewählte Raum gelöscht, wechselt die Übersicht auf „Alle“ (siehe Raum entfernen).

Schritt 3: Tisch öffnen und Bestellung aufnehmen

Setzen sich Gäste an einen freien Tisch, tippen Sie ihn im Tischplan an. Ein Dialog fragt nach der Gästezahl – begrenzt durch die zuvor festgelegte Kapazität.

Die Tischbestellung im Überblick (seit Kasse 1.3.15)

Seit Kasse 1.3.15 ist die Tischbestellung der Hauptkasse aufgebaut wie die Bestellmaske am Kellner-Gerät. Ab Werk richtet die Kasse für die Gastronomie das Vollbild-Layout ein: Die Artikel füllen den Bildschirm, die Bestellung steht unten als Leiste mit Anzahl und Summe. Ein Tipp auf die Leiste klappt die Bestellung auf, mit „An Küche senden“, „Splitten“ und „Kassieren“.

Kategorien: Oben stehen die Kategorien als Knöpfe. Ein Pfeil „›“ heißt: Es gibt Unterkategorien. Ein Tipp zeigt sie in derselben Zeile, „← Zurück“ führt eine Ebene höher. Hat Ihr Sortiment zwei bis vier oberste Kategorien mit Unterkategorien, zeigt die Kasse zwei Zeilen, oben die Hauptkategorien und darunter die Unterkategorien der gewählten. Arbeiten Sie mit Gängen, steht darunter die Gangzeile (Getränke, Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Extras).

Ansicht: Rechts oben wählen Sie zwischen „Liste mit Bildern“, „Textliste“ und „Unterkategorien als Kacheln“, denselben drei Ansichten wie am Kellner-Gerät. Die Wahl wirkt sofort und gilt auch für die nächsten Tische. Hat eine Kategorie in BIS ERP ein Symbol, steht es vor ihrem Namen.

Klassisches Layout mit Bestellspalte: Möchten Sie die Bestellung immer im Blick haben, stellen Sie unter Einstellungen → Darstellung → Layout-Modus bei „Tisch-Bestellung-Layout auswählen“ auf „Klassisches Layout“. Dann steht rechts die Bestellspalte: neue Positionen unter „Neu · noch nicht gesendet“, darunter aufklappbar „Gesendet · ‹Anzahl›“ mit allem, was schon an die Küche ging, unten Summe, „Splitten“ und „Kassieren“. Dort steht auch „Kunde zuordnen“.

Kunde zuordnen: Über „Kunde zuordnen“ in der Bestellspalte hängen Sie einen Kunden an den Tisch, etwa für eine Rechnung. Er bleibt am Tisch, auch wenn Sie den Tisch verlassen und wieder öffnen, und „Kassieren“ übernimmt ihn in die Zahlung.

Ohne Tisch verkaufen: Ganz oben im Tischplan öffnet die Kachel „Theke / Direktverkauf“ die Verkaufsmaske, z. B. für einen Verkauf am Tresen.

Symbol für eine Kategorie an der Kasse (aus BIS ERP)

Damit Ihr Team Kategorien schneller findet, können Sie jeder Kategorie ein Symbol geben. Das geht in BIS ERP unter Einstellungen → Artikel → Kategorien: Kategorie bearbeiten, Abschnitt „Symbol an der Kasse“, dort „Kein Symbol“ oder eines aus der festen Liste (z. B. Kaffee, Bier, Pizza, Burger). Die Kasse wählt nie selbst ein Symbol nach dem Namen. Nach dem nächsten Abgleich zeigt die Hauptkasse das Symbol in der Tischbestellung und in der Verkaufsmaske, das Kellner-Gerät nach „Aktualisieren“. Auch Hauptkategorien ohne eigene Artikel bekommen ihr Symbol. Mit „Kein Symbol“ ist es beim nächsten Abgleich wieder weg.

Wenn ein Kellner-Gerät den Tisch gerade offen hat

Arbeiten Sie mit Kellner-Geräten, bearbeitet seit Kasse 1.3.13 immer nur ein Gerät einen Tisch, die Hauptkasse eingeschlossen. Hat ein Kellner den Tisch gerade offen, erscheint an der Hauptkasse nach „Bestellung fortsetzen“ „Tisch 2 ist in Bearbeitung“ mit Name und Gerät. „Zurück“ führt in den Tischplan, nichts wird verändert. Umgekehrt sieht der Kellner denselben Hinweis, solange der Tisch an der Hauptkasse offen ist.

Der Tisch wird frei, sobald der Kellner ihn verlässt, oder nach gut einer Minute, wenn sein Gerät ausfällt. Mit dem Recht „Tisch übernehmen“ (ab Werk nur der Super-Admin, einstellbar in der Rollenverwaltung oder im Kundencenter unter Kassen → Einstellungen → Daten & Zugänge → Rollen & Rechte) holen Sie den Tisch sofort an die Hauptkasse. Das Kellner-Gerät kann seine noch nicht gesendeten Positionen dann noch senden oder verwerfen. Einzelheiten und alle Fälle stehen unter Ein Tisch, ein Gerät.

Schritt 4: Tisch-Status verwalten

Während des Service durchläuft ein Tisch verschiedene Zustände. Sie schalten den Status je nach Situation um:

Tische im Kundencenter anlegen & überwachen

Sie müssen nicht an der Kasse stehen, um Tische zu pflegen: Im Kundencenter unter my.bispicy.com → Kassen → Tische (mit BIS Remote) legen Sie Tische an und behalten den Betrieb in einer Live-Übersicht „mit Zahlen" im Blick.

Die Übersicht bietet:

• Live-Kennzahlen als Kacheln: Gesamt, Frei, Besetzt, Reserviert (sowie Reinigung und Abrechnung).
• Gästezahl und Bestellwert pro Tisch, identisch zur Kasse.
• Zonen-Gruppierung nach Innenbereich, Terrasse, Theke.
• „Neuen Tisch anlegen" direkt im Browser – ideal für die Ersteinrichtung am PC.

Wenn etwas nicht klappt

Diese Fälle stammen aus Rückmeldungen von Gastronomen und aus unseren Tests mit Kasse 1.3.12.

Nach dem Löschen legt „10 Standard-Tische“ T11, T12 … an statt T01

Ursache: Die Kasse läuft mit Version 1.3.11 oder älter. Dort galten die Nummern gelöschter Tische beim Erzeugen weiter als belegt, und die Kasse zählte oben weiter.

Lösung: Die App „BISpicy Kasse“ im Google Play Store auf 1.3.12 oder neuer aktualisieren. Danach die falsch nummerierten Tische löschen und im leeren Bereich erneut auf „10 Standard-Tische“ tippen: Die Kasse vergibt die niedrigsten freien Nummern zuerst. Die Kellner-Handys zeigen danach dieselben Tische.

Die Tischübersicht springt nach einem Tisch wieder auf „Alle“

Ursache: Bis Kasse 1.3.12 merkte sich die Tischübersicht den gewählten Bereich nicht. Nach dem Verlassen eines Tisches stand sie wieder auf „Alle“, und der Bereich musste jedes Mal neu gewählt werden. Bis Kasse 1.3.16 kam es außerdem nach dem Löschen eines gewählten Raums zu einem leeren Tischplan mit „10 Standard-Tische“ an der Hauptkasse bzw. zu einem Bereich „Bereich 7“ an den Kellner-Geräten.

Lösung: Die App „BISpicy Kasse“ im Google Play Store auf 1.3.17 oder neuer aktualisieren, an der Hauptkasse und an allen Kellner-Geräten. Danach bleibt der Bereich gewählt, und ein gelöschter Raum führt auf „Alle“. Tippen Sie im leeren Plan nicht auf „10 Standard-Tische“, sonst entstehen zehn zusätzliche Tische.

„Tisch … lässt sich nicht löschen“, oder ein gelöschter Tisch ist wieder da

Ursache: Seit Kasse 1.3.19 sperrt die Kasse das Löschen, solange am Tisch eine Bestellung offen ist oder eine Reservierung ansteht. Bis Kasse 1.3.18 ließ sich ein solcher Tisch löschen, die Bestellung war danach im Tischplan nicht mehr erreichbar. Solche früher gelöschten Tische holt die Kasse seit 1.3.19 beim Öffnen des Tischplans von selbst zurück, damit Sie die Bestellung abschließen können. Für einen Raum gilt dasselbe: Er bleibt stehen, solange an einem seiner Tische etwas offen ist.

Lösung: Kassieren Sie die Bestellung oder setzen Sie sie mit „Tisch wechseln“ an einen anderen Tisch. Eine Reservierung verlegen oder stornieren Sie unter „Reservierungen“. Danach lässt sich der Tisch löschen.

„Die Tischnummer … ist bereits vergeben“

Ursache: Jede Tischnummer gibt es nur einmal. Die Kasse lehnt eine Nummer in zwei Fällen ab:

• Ein anderer Tisch trägt die Nummer schon, auch in einem anderen Bereich. Groß- und Kleinschreibung zählt nicht, „t05“ und „T05“ sind dieselbe Nummer.
• Die Nummer gehört einem gelöschten Tisch, an dem noch eine offene Bestellung oder eine anstehende Reservierung hängt. Dann lautet die Meldung „Die Tischnummer … gehört einem gelöschten Tisch, an dem noch eine offene Bestellung oder eine anstehende Reservierung hängt.“

Bis Kasse 1.3.18 lehnte die Kasse außerdem ab, einen bestehenden Tisch auf die Nummer eines gelöschten Tisches umzubenennen, und die Meldung endete mit „auch deaktivierte Tische behalten ihre Nummer“. Seit Kasse 1.3.19 geht das Umbenennen, wenn am gelöschten Tisch nichts offen ist.

Lösung: Wählen Sie eine andere Nummer, oder schließen Sie zuerst ab, was am gelöschten Tisch offen ist. Läuft noch Kasse 1.3.18 oder älter, aktualisieren Sie sie über den Google Play Store, oder legen Sie den Tisch unter der gewünschten Nummer neu an, statt einen anderen umzubenennen.

Weiterführende Themen

Die Tischverwaltung ist der Einstieg in den Gastro-/Tischservice-Betrieb. Diese Funktionen ergänzen sie:

Häufige Fragen